Kaltim Selamatkan Arsip Bernilai Sejarah

SAMARINDA - Arsip bernilai sejarah melalui kegiatan pengawasan pengelolaan arsip statis di lingkungan pemerintah provinsi Kaltim mulai diselamatkan oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK). “Fakta di lapangan menunjukkan bahwa tidak semua badan atau dinas melakukan penilaian arsip secara mandiri,” kata Pelaksana Tugas Kepala Bidang Pengelolaan Arsip dan Akuisisi Arsip DPK Kaltim Risnawati di Samarinda, Minggu.

Ia mengatakan banyak organisasi perangkat daerah (OPD) belum menyerahkan laporan arsip statis kepada DPK Kaltim sesuai dengan peraturan yang berlaku. Kondisi tersebut menjadi perhatian serius bagi DPK Kaltim yang memiliki tugas sebagai lembaga pembina kearsipan di daerah.

"Pengawasan ini bertujuan utama untuk memastikan bahwa pengelolaan arsip statis di setiap badan atau dinas berjalan sesuai dengan regulasi dan prosedur yang berlaku," ujar dia. Langkah ini dianggap penting untuk menyatukan pemahaman bersama tentang urgensi pengelolaan arsip dalam lingkungan birokrasi pemerintahan.

Arsip statis merupakan dokumen yang memiliki nilai guna kesejarahan dan sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Keberadaan arsip itu menjadi bukti pertanggungjawaban nasional atas setiap tindakan pemerintah dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

"Sayangnya, pemahaman dan perlakuan terhadap arsip vital ini masih belum seragam di semua instansi," kata Risnawati. Arsiparis Ahli Muda DPK Kaltim Zainuddin menambahkan hasil temuan di lapangan mengungkap suatu tantangan teknis yang signifikan.

"Hasil temuan di lapangan menunjukkan arsip statis di OPD masih banyak yang tergabung dengan arsip dinamis inaktif," katanya. Dia menjelaskan kondisi pencampuran antara dua jenis arsip yang berbeda perlakuan ini menyebabkan proses pengelolaan menjadi lebih rumit.

Kondisi ini menyebabkan proses penentuan arsip statis yang harus diselamatkan menjadi lebih panjang dan kompleks dari yang seharusnya. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk operasional kerja sudah menurun, namun masih disimpan untuk rujukan sewaktu-waktu.

Arsip statis seharusnya sudah dipisahkan dan diserahkan kepada lembaga kearsipan untuk dilestarikan secara permanen. "Pencampuran ini meningkatkan risiko kerusakan, kehilangan, bahkan pemusnahan dokumen bersejarah secara tidak sengaja," demikian Zainuddin. Semoga dengan upaya penyelamatan ini sejarah suatu daerah dapat terjaga dengan baik.