Ada Ribuan Email Belum Anda Baca di ‘Inbox'? Ini Kata Hasil Riset

Hasil riset juga menunjukkan bahwa hanya separuh (52%) responden yang membiarkan seluruh emailnya di kotak masuk merasa puas dengan pengelolaan arsipnya, dibandingkan dengan 71% responden yang mengurutkan emailnya ke dalam folder.

Dari responden yang menyimpan dokumen mereka di cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox, dan sejenisnya), 83% melaporkan puas dengan pengelolaan arsip mereka.

Penelitian ini bersifat eksploratif, sehingga perlu penelitian lebih lanjut untuk melihat apakah temuan kami dapat diterapkan secara universal. Namun, analisis statistik kami mengungkapkan praktik-praktik pengelolaan surel terkait dengan hasil yang lebih memuaskan, dan praktik-praktik yang sebaiknya dihindari.

Apa risiko membiarkan pesan ngendon di kotak masuk?

Berdasarkan tanggapan dari responden, kami mengidentifikasi tiga masalah utama yang mungkin muncul ketika kamu membiarkan semua surelmu tetap berada di kotak masuk.

Pertama, pengguna bisa kehilangan jejak tugas yang harus diselesaikan. Misalnya, tagihan yang harus dibayar bisa saja luput dari perhatian, tenggelam oleh surel lain.

Kedua, mengandalkan pencarian untuk menemukan email kembali mengharuskan kamu tahu persis apa yang kamu cari. Misalnya, pada masa-masa pelaporan pajak, pencarian tanda terima sumbangan amal bergantung pada ingatan apa yang harus dicari, serta kata-kata yang tepat dalam email yang berisi tanda terima tersebut. Kalau tidak ingat, akan susah untuk menemukannya.

Ketiga, banyak tagihan dan laporan tidak dikirimkan sebagai lampiran pada email, melainkan sebagai hyperlink. Jika kamu mengganti bank atau penyedia layanan lain, hyperlink tersebut mungkin tidak dapat diakses di kemudian hari.

Tidak dapat mengakses slip gaji yang hilang dari perusahaan lama juga dapat menyebabkan masalah, seperti yang ditunjukkan oleh skandal Robodebt atau kasus menghidupkan kembali utang lama di Kantor Pajak Australia.

4 tips untuk pengelolaan arsip yang lebih baik

Ketika kami meminta responden untuk memilih lokasi yang diinginkan untuk menyimpan catatan pribadi mereka, mereka cenderung memilih format yang lebih terkelola dibandingkan perilaku mereka saat ini. Hanya 8% responden yang tidak menyortir semua surel yang ada di kotak masuk mereka.

Temuan kami menyarankan serangkaian praktik yang dapat membantumu memantau catatan elektronikmu dan mencegah stres atau kerugian finansial:

• urutkan surelmu ke dalam folder kategori, atau simpan catatan di folder di cloud atau di komputer

  ←

  1 2 3

  Hal Selanjutnya