Ada Ribuan Email Belum Anda Baca di ‘Inbox'? Ini Kata Hasil Riset

Matt Balogh, University of New England

Bagaimana caramu mengelola email (surel)? Apakah kamu jenis orang dengan "inbox (kotak masuk) nol", atau apakah kamu sengaja membiarkan ribuan pesan belum dibaca?

Studi baru kami, yang terbit di jurnal Information Research, menemukan bahwa membiarkan semua surel tak terbaca di kotak masuk kemungkinan besar akan membuatmu tidak puas dengan pengelolaan catatan pribadimu.

Dalam riset berbasis survei eksplorasi, kami bertanya kepada peserta bagaimana mereka menangani catatan pribadi seperti tagihan, langganan, dan hal serupa lainnya,-di antaranya banyak dikirimkan melalui surel.

Kami menemukan bahwa sebagian besar responden meninggalkan catatan elektronik mereka di surel. Hanya separuh item, seperti tagihan dan dokumen-dokumen, yang disimpan di lokasi lain, seperti komputer atau cloud. Namun, kotak masuk yang tidak teratur dapat menimbulkan masalah, termasuk tagihan hilang dan kehilangan jejak korespondensi penting.

Risiko kehilangan jejak email

Menerima tagihan, perpanjangan asuransi, dan dokumen rumah tangga lainnya melalui surel menghemat waktu dan uang, dan mengurangi penggunaan kertas yang tidak perlu.

Namun, ada risiko jika kamu tidak selalu memantau catatan elektronik. Responden dalam penelitian kami melaporkan masalah seperti registrasi kendaraan yang tidak berlaku lagi, gagal membatalkan langganan yang tidak diinginkan, dan mengabaikan pemotongan pajak karena terlalu kesulitan menemukan kuitansi.

Hal ini menunjukkan denda keterlambatan dan kelalaian email lainnya dapat menyebabkan kerugian finansial setiap tahunnya.

Selain biaya finansial, penelitian menunjukkan bahwa tidak memilah dan mengelola catatan elektronik akan mempersulit pengumpulan informasi yang dibutuhkan pada saat pajak, atau untuk situasi berisiko tinggi lainnya, seperti pengajuan pinjaman.

Temuan kami

Kami mensurvei lebih dari 300 responden yang berbeda mengenai pengelolaan arsip elektronik pribadi mereka. Kebanyakan dari mereka berasal dari Australia, tapi kami juga menerima tanggapan dari negara lain, seperti Inggris, Amerika Serikat (AS), Swiss, Portugal, dan lain-lain.

Sebanyak dua pertiga responden menggunakan surel mereka untuk mengelola catatan pribadi, seperti tagihan, kwitansi, langganan, dan lainnya. Dari jumlah tersebut, kami menemukan bahwa setelah responden membaca email mereka, sekitar separuh dari mereka akan mengurutkan surel ke dalam folder. Sementara itu, separuh lainnya akan membiarkan saja semuanya di kotak masuk.

Meskipun sebagian besar mereka menyortir surel kantor mereka ke dalam folder, mereka cenderung tidak mengurutkan email pribadi mereka dengan cara yang sama.

Hasil riset juga menunjukkan bahwa hanya separuh (52%) responden yang membiarkan seluruh emailnya di kotak masuk merasa puas dengan pengelolaan arsipnya, dibandingkan dengan 71% responden yang mengurutkan emailnya ke dalam folder.