Dorong Transformasi Digital, Ini Cara HR Tingkatkan Efisiensi Perusahaan

Di era bisnis yang bergerak cepat, mendorong efisiensi dalam tubuh perusahaan telah menjadi keharusan. Adanya efisiensi ini terbukti membuat perusahaan bisa lebih agile dalam menghadapi perubahan dan beradaptasi dengan cepat.

Namun, jarang sekali yang menyadari bahwa untuk mencapai efisiensi dalam perusahaan, peran departemen HR sangat vital. Sebagai departemen di dalam perusahaan yang mengelola dan manajemen karyawan, HR punya peran besar untuk mewujudkan efisiensi dalam tubuh perusahaan.

Berikut empat tips sederhana HR untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.

1. Ciptakan Jalur Komunikasi yang Terbuka

Lingkungan kerja yang mendorong jalur komunikasi terbuka antara karyawan dan departemen HR cenderung akan memiliki kinerja yang lebih baik dan memiliki budaya yang lebih inovatif dan progresif. HR harus mampu menyakinkan karyawan bahwa mereka dapat dengan mudah membicarakan kekhawatiran dan masalah yang mereka miliki kepada departemen HR.

Dengan cara ini, HR dapat mengumpulkan informasi berharga, dari sini HR pun bisa menyusun strategi yang diperlukan untuk memperbaiki berbagai prosedur dan proses yang dirasa kurang efektif dan efisien. Cara inipun membuat HR dapat mencegah ketidakpuasan dan ketidakbahagiaan karyawan, serta mencegah turnover yang tinggi. Langkah ini memiliki manfaat jangka panjang bagi perusahaan.

2. Berikan Feedback Berkesinambungan kepada Karyawan

Kegiatan evaluasi yang biasa dilakukan perusahaan terhadap karyawan menjadi hal yang baik untuk menganalisis kinerja kuantitatif karyawan. Tapi, di satu sisi metode ini menyisakan banyak hal yang perlu diperhatikan.

Contohnya, KPI tahunan biasanya hanya dilihat sebagai formalitas yang tujuan utamanya untuk menghitung bonus tahunan karyawan. Maka dari itu, untuk benar-benar mendorong perubahan, HR perlu serius untuk melakukan peninjauan berkala dengan memberikan feedback berkesinambungan.

Feedback ini dapat menjadi kesempatan bagi HR untuk menjelaskan kemajuan karyawan dan menunjukkan perilaku yang harus ditingkatkan dan dihentikan. Dalam jangka panjang, hal ini akan meningkatkan kinerja karyawan dan mengurangi turnover.

3. Menghilangkan Praktik Administrasi Manual

Menyimpan data karyawan secara fisik adalah hal yang mahal dan tidak efisien. Pertama, dokumen fisik lebih mudah hilang karena tercecer, dicuri, atau bahkan rusak. Kedua, sangat memakan waktu ketika harus mencarinya di tumpukan dokumen hanya untuk satu data karyawan.

Pada gilirannya, hal ini akan membuat karyawan enggan mendekati HR karena ketidakefisienan dan proses yang lama hanya untuk administrasi sederhana.

Maka dari itu, menghilangkan praktik administrasi manual dan menggantinya dengan sistem manajemen HR berbasisi komputer dan cloud sangat diperlukan sebagai cara meningkatkan efisiensi HR karena memungkinkan mereka mengakses semua informasi yang diperlukan hanya dengan satu klik mouse.

4. Bekerja Sebagai Tim

Sebagian besar profesional SDM biasanya diharapkan untuk melakukan program pelatihan atau menjadi ujung tombak inisiatif yang mendorong perubahan dalam sebuah organisasi. Namun, sayangnya terkadang hal ini kurang mendapatkan sambutan hangat dari karyawan.

Oleh karena itu, seberapa baik strategi HR dalam meningkatkan efisiensi, akan gagal jika tidak adanya dukungan dari dalam organisasi. Di sinilah HR harus mampu bekerja sama dengan para manajerial perusahaan untuk mengkomunikasikan mengapa strategi yang dilakukan oleh departemen HR akan dapat menghasilkan value bagi organisasi.

Kemudian, informasi dapat disebarluaskan kepada para karyawan sehingga organisasi bergerak ke arah yang sama.

Namun, selain memperhatikan empat poin ini, menyadari pentingnya transformasi digital dalam tubuh HR menjadi bagian yang paling esensial ketika perusahaan ingin melakukan efisiensi di perusahaan.

Transformasi digital dalam HR akan mengeliminasi berbagai tugas manual yang menyita waktu serta biaya yang tidak sedikit. Akhirnya perusahaan bisa mendorong HR untuk melakukan tugas-tugas yang lebih strategis.

Hal ini seperti yang dikatakan oleh Denise Baggett, HR generalist di Ira Higdon Grocery Co "Jika Anda tidak diotomatisasi hingga tingkat tertentu, saya rasa Anda tidak akan bisa melakukan pekerjaan dengan baik".

Kehadiran software HRIS sudah harus dipandang sebagai kebutuhan primer perusahaan untuk mereduksi biaya dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan HR.

Tidak perlu menggunakan software HRIS luar negeri, menggunakan software HRIS Indonesia pun saat ini telah menjadi solusi yang baik. LinovHR adalah salah satu contoh software HRIS di indonesia.

LinovHR mengklaim memiliki modul dan fitur yang lengkap dari pengelolaan database hingga pelatihan karyawan, sehingga pekerjaan HR bisa lebih ringkas.

Selain itu, mengutip dari Head of Development LinovHR, Albert Setiadi, "Produk software HR terus berkembang mengikuti perkembangan teknologi serta mengikuti perkembangan tren HR dan zaman. Dalam hal ini bisa dikatakan akan sangat adaptif."

Beliau menambahkan bahwa software HRIS harus selalu adaptif menanggapi perkembangan dan perubahan dalam dunia teknologi dan praktik HR.

LinovHR sendiri memberikan kesempatan demo gratis kepada para calon klien mereka, kesempatan demo ini bisa dimanfaatkan untuk melihat bagaimana Software HRIS LinovHR membawa kemudahan dan praktik yang lebih efisiensi dalam departemen HR.

Dengan praktik terbaik HR dalam manajemen SDM di perusahaan, mencapai efisiensi dalam perusahaan bukan lagi suatu hal yang mustahil. Terutama saat praktik tersebut didukung oleh internal dan teknologi yang memadai.

(IKN/TSR)