Pemahaman Kolaborasi Virtual dalam "WFH"

Pertanyaan:
Bu Rossa, sudah setahun lebih saya bekerja dari rumah sejak terjadinya pandemi Covid-19. Dulu saya sangat awam dengan teknologi karena terbiasa bekerja di lapangan secara langsung. Namun karena harus bekerja secara virtual, lama kelamaan saya mulai paham. Baru-baru ini saya mendengar istilah kolaborasi virtual. Apa yang dimaksud dengan kolaborasi virtual, apa manfaatnya dan bagaimana melaksanakannya? Mohon advisnya Bu Rossa..

Jawaban:
Kolaborasi virtual adalah metode kolaborasi antara tim virtual dengan menggunakan teknologi sebagai media komunikasi. Sejak terjadinya pandemi Covid-19 tahun 2020, banyak perusahan melakukan sistem bekerja dari rumah atau work from home karena adanya pembatasan sosial atau social distancing. Bekerja dari rumah masing-masing menyebabkan budaya kerja berubah, termasuk dalam hal kolaborasi. Jika biasanya Anda melakukan kolaborasi secara langsung dengan rekan di kantor, maka saat bekerja dari rumah cara kolaborasi pun harus berubah secara total.
Meeting rutin secara langsung sangat riskan dilakukan saat ini. Oleh karena itu, Anda dan rekan-rekan kerja Anda harus menggunakan platform video conference seperti Zoom atau Google Meet. Berbagai hambatan sering kali muncul, seperti signal WIFI yang buruk, gangguan suara-suara dari lingkungan rumah, anak-anak dan anggota keluarga yang lain dan berbagai hambatan lainnya. Selain itu, ketika Anda menemui kesulitan dan membutuhkan masukan dari atasan maupun rekan, Anda tidak bisa langsung menuju mejanya dan bertanya. Jika bekerja di rumah maka Anda harus bersabar menghubunginya dengan telepon atau email yang terkadang membutuhkan waktu.
Selain sistem kolaborasi virtual, bekerja dari rumah juga mengubah wujud fisik kantor menjadi virtual office. Virtual office adalah sebuah kantor virtual dimana mereka masih memiliki alamat fisik perusahaan dan pelayanan terkait dengan pekerjaan dan kantor, namun tanpa mengeluarkan biaya sewa jangka panjang dan staf administrasi. Dengan virtual office, para karyawan bisa bekerja dari mana saja tapi masih memiliki alamat surat menyurat, layanan penjawab telepon, ruang meeting dan video conference.
Virtual office saat ini juga sudah banyak mulai bermunculan di Jakarta. Munculnya virtual office didasari dengan banyaknya pekerjaan remote selama pandemi Covid-19, atau bahkan sebelumnya karena banyak pekerjaan kreatif menggunakan sistem remote dalam bekerja. Virtual office dirasa menjadi solusi karena memang menyediakan sewa yang murah disertai berbagai fasilitas yang memadai. Dengan bermunculannya work from home, virtual collaboration, virtual office, dan berbagai pekerjaan yang berbasis online, semakin memperbesar kemungkinan di masa depan untuk munculnya berbagai pekerjaan yang dilakukan secara virtual.

Alat untuk Melakukan Kolaborasi Virtual
Dalam melakukan kolaborasi virtual, banyak aplikasi yang ada saat ini yang dapat menunjang pekerjaan Anda. Aplikasi tersebut biasa disebut sebagai virtual collaboration tools. Berikut penjelasannya seperti yang dilansir dari laman studilmu.com :

1. Video Conferencing Software
Bekerja secara virtual tidak berarti Anda tidak dapat bertemu dengan rekan kerja Anda. Banyak komunikasi terjadi dalam bentuk nonverbal seperti melihat ekspresi, gerakan dan postur orang lain. Dengan melihat satu sama lain dan berinteraksi secara langsung akan menambah kedekatan dan kepercayaan dalam komunikasi baik dalam kata-kata yang tertulis atau melalui panggilan suara. Maka dalam melakukan virtual collaboration perlu adanya video conferencing software seperti Zoom, Google Meet, dan Skype sebaik media komunikasi virtual. Video conference sangat penting dilakukan untuk dapat berkolaborasi secara virtual dalam bekerja, sehingga Meeting rutin bisa dilakukan meskipun bekerja secara remote. Saat melakukan video conference juga bisa dilakukan "share screen" untuk mempresentasikan apa yang akan disampaikan ketika meeting sedang berlangsung.

2. File Sharing Software
Dalam virtual collaboration, selain komunikasi yang penting antar rekan kerja, maka ada kebutuhan saling berbagai dokumen antar rekan kerja. Pastinya dalam bekerja Anda perlu memberikan laporan kepada atasan Anda, atau dokumen pendukung yang dibutuhkan oleh tim lainnya. File sharing software merupakan salah satu yang dapat digunakan untuk berbagi dokumen dalam virtual collaboration seperti Google Drive, Dropbox dan Microsoft 365. Sebenarnya penyimpanan dokumen dalam bentuk soft file dan disimpan dalam bentuk cloud sudah banyak dilakukan sejak sebelum pandemi Covid-19 menyerang. Cara ini sangat efektif dan efisien karena berbentuk paperless, memudahkan pencarian, juga dapat menyimpan banyak dokumen tanpa memakan tempat yang sangat banyak..
Halaman Selanjutnya....