Pemahaman Kolaborasi Virtual dalam "WFH"

Pertanyaan:
Bu Rossa, sudah setahun lebih saya bekerja dari rumah sejak terjadinya pandemi Covid-19. Dulu saya sangat awam dengan teknologi karena terbiasa bekerja di lapangan secara langsung. Namun karena harus bekerja secara virtual, lama kelamaan saya mulai paham. Baru-baru ini saya mendengar istilah kolaborasi virtual. Apa yang dimaksud dengan kolaborasi virtual, apa manfaatnya dan bagaimana melaksanakannya? Mohon advisnya Bu Rossa..

Jawaban:
Kolaborasi virtual adalah metode kolaborasi antara tim virtual dengan menggunakan teknologi sebagai media komunikasi. Sejak terjadinya pandemi Covid-19 tahun 2020, banyak perusahan melakukan sistem bekerja dari rumah atau work from home karena adanya pembatasan sosial atau social distancing. Bekerja dari rumah masing-masing menyebabkan budaya kerja berubah, termasuk dalam hal kolaborasi. Jika biasanya Anda melakukan kolaborasi secara langsung dengan rekan di kantor, maka saat bekerja dari rumah cara kolaborasi pun harus berubah secara total.
Meeting rutin secara langsung sangat riskan dilakukan saat ini. Oleh karena itu, Anda dan rekan-rekan kerja Anda harus menggunakan platform video conference seperti Zoom atau Google Meet. Berbagai hambatan sering kali muncul, seperti signal WIFI yang buruk, gangguan suara-suara dari lingkungan rumah, anak-anak dan anggota keluarga yang lain dan berbagai hambatan lainnya. Selain itu, ketika Anda menemui kesulitan dan membutuhkan masukan dari atasan maupun rekan, Anda tidak bisa langsung menuju mejanya dan bertanya. Jika bekerja di rumah maka Anda harus bersabar menghubunginya dengan telepon atau email yang terkadang membutuhkan waktu.
Selain sistem kolaborasi virtual, bekerja dari rumah juga mengubah wujud fisik kantor menjadi virtual office. Virtual office adalah sebuah kantor virtual dimana mereka masih memiliki alamat fisik perusahaan dan pelayanan terkait dengan pekerjaan dan kantor, namun tanpa mengeluarkan biaya sewa jangka panjang dan staf administrasi. Dengan virtual office, para karyawan bisa bekerja dari mana saja tapi masih memiliki alamat surat menyurat, layanan penjawab telepon, ruang meeting dan video conference.
Virtual office saat ini juga sudah banyak mulai bermunculan di Jakarta. Munculnya virtual office didasari dengan banyaknya pekerjaan remote selama pandemi Covid-19, atau bahkan sebelumnya karena banyak pekerjaan kreatif menggunakan sistem remote dalam bekerja. Virtual office dirasa menjadi solusi karena memang menyediakan sewa yang murah disertai berbagai fasilitas yang memadai. Dengan bermunculannya work from home, virtual collaboration, virtual office, dan berbagai pekerjaan yang berbasis online, semakin memperbesar kemungkinan di masa depan untuk munculnya berbagai pekerjaan yang dilakukan secara virtual.

Alat untuk Melakukan Kolaborasi Virtual
Dalam melakukan kolaborasi virtual, banyak aplikasi yang ada saat ini yang dapat menunjang pekerjaan Anda. Aplikasi tersebut biasa disebut sebagai virtual collaboration tools. Berikut penjelasannya seperti yang dilansir dari laman studilmu.com :

1. Video Conferencing Software
Bekerja secara virtual tidak berarti Anda tidak dapat bertemu dengan rekan kerja Anda. Banyak komunikasi terjadi dalam bentuk nonverbal seperti melihat ekspresi, gerakan dan postur orang lain. Dengan melihat satu sama lain dan berinteraksi secara langsung akan menambah kedekatan dan kepercayaan dalam komunikasi baik dalam kata-kata yang tertulis atau melalui panggilan suara. Maka dalam melakukan virtual collaboration perlu adanya video conferencing software seperti Zoom, Google Meet, dan Skype sebaik media komunikasi virtual. Video conference sangat penting dilakukan untuk dapat berkolaborasi secara virtual dalam bekerja, sehingga Meeting rutin bisa dilakukan meskipun bekerja secara remote. Saat melakukan video conference juga bisa dilakukan "share screen" untuk mempresentasikan apa yang akan disampaikan ketika meeting sedang berlangsung.

2. File Sharing Software
Dalam virtual collaboration, selain komunikasi yang penting antar rekan kerja, maka ada kebutuhan saling berbagai dokumen antar rekan kerja. Pastinya dalam bekerja Anda perlu memberikan laporan kepada atasan Anda, atau dokumen pendukung yang dibutuhkan oleh tim lainnya. File sharing software merupakan salah satu yang dapat digunakan untuk berbagi dokumen dalam virtual collaboration seperti Google Drive, Dropbox dan Microsoft 365. Sebenarnya penyimpanan dokumen dalam bentuk soft file dan disimpan dalam bentuk cloud sudah banyak dilakukan sejak sebelum pandemi Covid-19 menyerang. Cara ini sangat efektif dan efisien karena berbentuk paperless, memudahkan pencarian, juga dapat menyimpan banyak dokumen tanpa memakan tempat yang sangat banyak..

Tips Melakukan Kolaborasi Virtual
Dilansir dari artikel Harvard Business Review berjudul "4 Tips for Effective Virtual Collaboration", Elizabeth Grace Saunders memberikan 4 tips dalam melakukan virtual collaboration yang efektif, antara lain :

1. Lakukan meeting rutin
Jika Anda butuh brainstroming, membuat visi, memperbarui posisi, menyetujui goals atau melakukan diskusi kreatif dan strategi, meeting merupakan metode yang paling efisien untuk membuat semua pekerjaan tersebut selesai. Anda mungkin ingin memasukkan jadwal meeting pada kalender Anda, tapi ketika Anda bisa, coba untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut pada rapat tetap yang sudah dijadwalkan.
Jika memang bukan sesuatu yang membutuhkan urgensi tinggi, maka bisa dibahas pada meeting tetap. Tentukan agenda sebelumnya, dan tugaskan seseorang untuk memfasilitasi meeting agar semua tim tetap mengetahui arah tujuan dan mendorong pengambilan keputusan. Selain itu, ketika meeting berlangsung, tunjuk satu orang untuk menjadi notulen dalam membuat catatan selama meeting berlangsung yang ditujukan kepada pembuat kepentingan, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu berharga dengan mengadakan pertemuan lain tentang topik yang sama di masa yang akan datang.

2. Berbagi dokumen
Jika Anda membutuhkan umpan balik dalam bentuk dokumen atau penunjang pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan soft file, dan tidak masalah untuk berbagi dokumen dalam rangka kolaborasi, maka Anda bisa melakukannya dengan menggunakan Google Docs, Teams, Slack atau layanan berbagi file lainnya yang disetujui oleh organisasi. Ketika Anda menggunakan metode ini, pastikan untuk mengatur jadwal review, aktifkan pemberitahuan jika ada perubahan, dan pahami dengan benar apa yang Anda butuhkan dari reviewer pada dokumen. Semuanya harus cukup jelas, sehingga jika rekan kerja Anda melihat dokumen tersebut, maka rekan kerja Anda tidak perlu mengklarifikasi isi dokumen tersebut.

3. Bekerja "side-by-side"
Jika Anda bekerja di kantor secara fisik, bekerja side-by-side atau bersebelahan mungkin sudah biasa terjadi. Tapi pandemi menyebabkan hampir semua orang harus bekerja secara virtual, maka muncul tren bekerja "virtual side-by-side". Virtual side-by-side dilakukan dengan video call dengan seorang rekan kerja, dimana Anda mengerjakan pekerjaan Anda sekaligus membagikan project Anda kepada rekan-rekan Anda di waktu yang sama. Melalui cara ini, Anda dapat dengan mudah bertanya kepada rekan kerja Anda atau meminta umpan balik kapan pun Anda sedang berada dijalan buntu. Ketika ada seseorang yang berada "di samping" Anda, bekerja jadi terasa seperti ketika sedang bekerja secara normal, serta kolaborasi dapat melangkah maju secara perlahan. Strategi ini juga efektif jika Anda menemukan kesulitan pada saat bekerja.

4. Status "away"
Meskipun virtual collaboration chat seperti Slack, Teams dan Flock memiliki kredibilitas dan sering menjadi kunci dari kolaborasi tim, pastikan bahwa mereka bekerja untuk Anda, bukan Anda bekerja untuk mereka. Pastikan seberapa sering dan berapa lama Anda akan menggunakan platform chat virtual tersebut. Misalnya, mengecek pesan-pesan yang relevan dengan pekerjaan Anda melalui virtual collaboration chat tersebut. Jika Anda menemukan hal tersebut tidak bisa menyelesaikan masalah hanya melalui chat, maka Anda bisa berpindah untuk menelepon rekan kerja Anda terkait dengan permasalahan pekerjaan yang sedang dihadapi. Dengan melakukan ini Anda bisa lebih mengontrol waktu Anda, dan keseluruhan tim akan memiliki pemahaman yang lebih baik kapan mereka bisa mendengar dari Anda.
Pada saat Anda bekerja dari rumah, kolaborasi virtual begitu amat pentingnya dalam bekerja, sampai-sampai terkadang Anda tidak menyadari apakah office hour atau after office hour. Mungkin saja Anda bisa bekerja lebih dari jam kerja Anda. Salah satu peran pentingnya virtual collaboration chat adalah memastikan Anda pun bekerja sesuai dengan porsinya, dan menjadi pengingat Anda karena biasanya mereka memiliki fitur "away" untuk memastikan bahwa Anda bekerja sesuai porsinya.
Perkembangan budaya kerja masa kini dan masa depan sudah mulai berubah. Kita harus dapat beradaptasi untuk mengikuti perubahan yang terjadi dengan teknologi yang semakin canggih. Mari kita pahami dan manfaatkan dengan baik berbagai aplikasi kolaborasi virtual yang telah tersedia saat ini sehingga dapat meningkatkan performa kerja. Semoga sukses!