Pemahaman Kolaborasi Virtual dalam "WFH"

Tips Melakukan Kolaborasi Virtual
Dilansir dari artikel Harvard Business Review berjudul "4 Tips for Effective Virtual Collaboration", Elizabeth Grace Saunders memberikan 4 tips dalam melakukan virtual collaboration yang efektif, antara lain :

1. Lakukan meeting rutin
Jika Anda butuh brainstroming, membuat visi, memperbarui posisi, menyetujui goals atau melakukan diskusi kreatif dan strategi, meeting merupakan metode yang paling efisien untuk membuat semua pekerjaan tersebut selesai. Anda mungkin ingin memasukkan jadwal meeting pada kalender Anda, tapi ketika Anda bisa, coba untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut pada rapat tetap yang sudah dijadwalkan.
Jika memang bukan sesuatu yang membutuhkan urgensi tinggi, maka bisa dibahas pada meeting tetap. Tentukan agenda sebelumnya, dan tugaskan seseorang untuk memfasilitasi meeting agar semua tim tetap mengetahui arah tujuan dan mendorong pengambilan keputusan. Selain itu, ketika meeting berlangsung, tunjuk satu orang untuk menjadi notulen dalam membuat catatan selama meeting berlangsung yang ditujukan kepada pembuat kepentingan, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu berharga dengan mengadakan pertemuan lain tentang topik yang sama di masa yang akan datang.

2. Berbagi dokumen
Jika Anda membutuhkan umpan balik dalam bentuk dokumen atau penunjang pekerjaan lainnya yang berkaitan dengan soft file, dan tidak masalah untuk berbagi dokumen dalam rangka kolaborasi, maka Anda bisa melakukannya dengan menggunakan Google Docs, Teams, Slack atau layanan berbagi file lainnya yang disetujui oleh organisasi. Ketika Anda menggunakan metode ini, pastikan untuk mengatur jadwal review, aktifkan pemberitahuan jika ada perubahan, dan pahami dengan benar apa yang Anda butuhkan dari reviewer pada dokumen. Semuanya harus cukup jelas, sehingga jika rekan kerja Anda melihat dokumen tersebut, maka rekan kerja Anda tidak perlu mengklarifikasi isi dokumen tersebut.

3. Bekerja "side-by-side"
Jika Anda bekerja di kantor secara fisik, bekerja side-by-side atau bersebelahan mungkin sudah biasa terjadi. Tapi pandemi menyebabkan hampir semua orang harus bekerja secara virtual, maka muncul tren bekerja "virtual side-by-side". Virtual side-by-side dilakukan dengan video call dengan seorang rekan kerja, dimana Anda mengerjakan pekerjaan Anda sekaligus membagikan project Anda kepada rekan-rekan Anda di waktu yang sama. Melalui cara ini, Anda dapat dengan mudah bertanya kepada rekan kerja Anda atau meminta umpan balik kapan pun Anda sedang berada dijalan buntu. Ketika ada seseorang yang berada "di samping" Anda, bekerja jadi terasa seperti ketika sedang bekerja secara normal, serta kolaborasi dapat melangkah maju secara perlahan. Strategi ini juga efektif jika Anda menemukan kesulitan pada saat bekerja.

4. Status "away"
Meskipun virtual collaboration chat seperti Slack, Teams dan Flock memiliki kredibilitas dan sering menjadi kunci dari kolaborasi tim, pastikan bahwa mereka bekerja untuk Anda, bukan Anda bekerja untuk mereka. Pastikan seberapa sering dan berapa lama Anda akan menggunakan platform chat virtual tersebut. Misalnya, mengecek pesan-pesan yang relevan dengan pekerjaan Anda melalui virtual collaboration chat tersebut. Jika Anda menemukan hal tersebut tidak bisa menyelesaikan masalah hanya melalui chat, maka Anda bisa berpindah untuk menelepon rekan kerja Anda terkait dengan permasalahan pekerjaan yang sedang dihadapi. Dengan melakukan ini Anda bisa lebih mengontrol waktu Anda, dan keseluruhan tim akan memiliki pemahaman yang lebih baik kapan mereka bisa mendengar dari Anda.
Pada saat Anda bekerja dari rumah, kolaborasi virtual begitu amat pentingnya dalam bekerja, sampai-sampai terkadang Anda tidak menyadari apakah office hour atau after office hour. Mungkin saja Anda bisa bekerja lebih dari jam kerja Anda. Salah satu peran pentingnya virtual collaboration chat adalah memastikan Anda pun bekerja sesuai dengan porsinya, dan menjadi pengingat Anda karena biasanya mereka memiliki fitur "away" untuk memastikan bahwa Anda bekerja sesuai porsinya.
Perkembangan budaya kerja masa kini dan masa depan sudah mulai berubah. Kita harus dapat beradaptasi untuk mengikuti perubahan yang terjadi dengan teknologi yang semakin canggih. Mari kita pahami dan manfaatkan dengan baik berbagai aplikasi kolaborasi virtual yang telah tersedia saat ini sehingga dapat meningkatkan performa kerja. Semoga sukses!