Pemkab Gianyar Bali Musnahkan 16.511 Arsip tak Bernilai

Gianyar, Bali -- Pemerintah Kabupaten Gianyar, Bali, memusnahkan sebanyak 16.511 arsip yang sudah usang periode 2011-2018 karena sudah melewati masa penyimpanan dan tidak memiliki nilai guna.

“Arsip yang sudah tidak bernilai guna dan telah melalui proses pengkajian sesuai ketentuan dapat dimusnahkan,” kata Asisten Administrasi Umum Setda Kabupaten Gianyar, I Ketut Pasek Lanang Sadia di Gianyar, Bali, Rabu.

Pasek yang juga tim pengarah pemusnahan arsip menambahkan pemusnahan merupakan salah satu upaya penataan dan pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah daerah.

Arsip yang dimusnahkan tersebut merupakan arsip dinamis atau arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip (pemerintah daerah) dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 37 tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.

Adapun arsip tersebut merupakan milik Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa (PMD) yang dimusnahkan dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah, sesuai dengan ketentuan dan peraturan perundang-undangan.

Ia menjelaskan, pemusnahan juga mendukung pengelolaan yang tertib dan profesional untuk mencerminkan tata kelola pemerintahan yang bersih dan transparan.

Pihaknya mendorong seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) di Kabupaten Gianyar untuk melakukan penataan dan pengelolaan arsip secara berkelanjutan.

Sementara itu, Kepala Dinas PMD Kabupaten Gianyar I Gede Daging menjelaskan pemusnahan arsip dilakukan untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas.

Tak hanya itu, pemusnahan arsip merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna.

“Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip dengan masa retensi di bawah 10 tahun yang sesuai aturan, dapat dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna lagi,” imbuhnya.

Sesuai Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, pemusnahan arsip dilakukan harus memenuhi sejumlah prosedur.

Prosedur itu, yakni dibentuknya panitia penilai arsip, kemudian arsip diseleksi, pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan, penilaian oleh panitia penilai arsip, permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan hingga dilakukan pemusnahan.