Tips Tentukan Prioritas Ketika Semua Tugas Terasa "Urgent"

Pertanyaan:

Bu Rossa, saya belum lama bekerja di sebuah perusahaan multinasional. Sebenarnya saya bangga karena ini adalahdream companysaya sejak masih kuliah. Tapi kendalanya disini semua staf dituntut untuk memberikan performa terbaik. Dengan kata lain, tugas menumpuk namun target waktu sangat ketat. Terus terang saya sering keteteran Bu, karena rasanya semua tugas ini penting. Tolong bantu saya Bu.

Jawaban:

Ketika pekerjaan yang mendesak semakin menumpuk, mudah bagi siapapun untuk merasa panik.To-do-listyang semakin panjang dandeadlineyang seperti berlari mengejar, bisa menambah stres dan membuat makin bingung untuk mengatur pekerjaan. Bila sudah seperti ini, apa yang harus dilakukan?

Di saat diri kita panik, biasanya kita semakin tidak bisa berpikir dengan jernih dan malah menjadi semakin tidak produktif. Nah, kunci untuk bisa menyelesaikan semua ini ternyata sederhana yaitu dengan menyusun skala prioritas.

Tarik napas dan tenangkan dirimu sejenak, kamu bisa menentukan skala prioritasmu dengan membuatEisenhower Decision Matrix, sebuah teknik manajemen yang diciptakan oleh Dwight Eisenhower.

Sederhananya, kelompokkan pekerjaan dan hal-hal yang perlu kamu selesaikan dalam 4 kotak dengan label "Penting" dan "Tidak Penting", serta "Mendesak" atau "Tidak Mendesak" seperti gambar di bawah ini.

Selain mengelompokkan dengan matriks, Anda bisa juga menggunakan 5 pertanyaan penting yang menurutThe Every Girluntuk menyusun skala prioritas yang efektif seperti:

1.Apa yang harus diselesaikan hari ini?

Bila melihat deretan tugas dalam jangka waktu yang lama, agenda yang padat selama sepekan atau bahkan sebulan mungkin akan semakin membingungkanmu. Mana yang perlu dikerjakan lebih dulu, laporanmeetingpekan depan atau menyiapkan data presentasi penting dua pekan ke depan?

Untuk membantu Anda mendapatkan gambaran lebih jelas, coba ketahui apa hal yang paling penting darito-do-list-mu hari ini? Dan apa yang mendesak dan harus kamu selesaikan dalam 8 jam ke depan di kantor?

2.Di antara pekerjaan yang mendesak ini, mana pekerjaan yang paling penting?

Semua pekerjaan memang penting. Karena jika tidak, buat apa pekerjaan tersebut harus kamu selesaikan. Tapi untuk menentukan skala prioritas, coba fokus pada pekerjaan yang paling mendesak dan penting. Caranya, pertimbangkan konsekuensi yang akan kamu dapatkan apabila kamu tidak menyelesaikan tiap pekerjaan yang ada dito-do-list-mu. Memikirkan akibat terburuk dari hal ini memang menyeramkan, namun dengan begini kamu akan bisa memilah mana pekerjaan yang benar-benar harus diselesaikan lebih dulu.

3.Apakah pekerjaan ini bisa didelegasikan?

Di tengah kepanikanmu, tidak jarang Anda lupa bahwa ada beberapa pekerjaan yang bisa didelegasikan ke anggota tim lainnya. Hal-hal yang bisa didelegasikan ini biasanya termasuk dalam bagian yang penting, namun tidak terlalu mendesak atau fatal untuk dilakukan. Jangan ragu untuk memberikan pekerjaan ini ke rekan tim-mu jika memang bisa, misalnya hal-hal kecil seperti melengkapi data atau melakukanfollow upmelalui telepon ke divisi lain.

Cara lain jika memang pekerjaanmu tidak bisa didelegasikan, selesaikan tugas yang mendesak tetapi kurang penting segera setelah Anda membereskan pekerjaan yang lebih penting.

4.Mana pekerjaan yang penting, namun tidak mendesak?

Tugas yang penting dan mendesak sudah kamu selesaikan. Selanjutnya, berbagai proyek dan tugas dengandeadlineyang tidak terlalu dekat bisa kamu cicil agar ada kemajuan setiap harinya. Proses mencicil ini penting agar kamu tidak keteteran sendiri ketikadeadlinesudah mendekat.

Pekerjaan yang masuk dalam kategori penting dan tidak mendesak ini kemudian bisa Anda petakan lagi menjadi tahapan-tahapan kecil di kalender. Tentukan sendiri target dandeadline-mu agar pekerjaan bisa berjalan sesuai rencana.

5.Apa ada pekerjaan yang bisa kamu hapus dari "to-do-list?"

Coba periksa kembalito-do-listdan pilih pekerjaan yang termasuk dalam kategori tidak penting dan tidak mendesak.Well, pekerjaan inilah yang bisa kamu hapus darito-do-list. Perhatikan juga apakah tugas ini memang merupakan kebutuhan atau hanya merupakan kebiasaan yang sebenarnya tidak berdampak langsung terhadap pekerjaanmu.

Menyusun skala prioritas memang tidak semudah kelihatannya, dan bisa menjadi tantangan sendiri. Terlebih ketika kamu merasa semua pekerjaanmu penting dan merasa tertekan akibatdeadlineyang terlalu padat. Tapi setelah menggunakan trik di atas, semoga kamu akan bisa mengatur prioritas pekerjaanmu dengan lebih baik, ya!