Tips Menyambut Karyawan Baru

Pertanyaan :

Bu Rossa, saya baru ditempatkan di Departemen HRD. Tugas pertama saya adalah menyiapkan penyambutan 50 karyawan baru yang akan masuk bulan depan. Mohon advisnya Bu.

Jawaban :

Kehadiran karyawan baru dalam dunia kerja merupakan hal yang biasa, dalam arti bukan sesuatu yang istimewa. Karena itu kehadirannya kerap dihadapi dengan sikap biasa-biasa pula. Tetapi bagi karyawan baru itu sendiri, sebenarnya hari pertama di tempat kerja merupakan hari yang cukup mendebarkan.

Tak jarang karyawan baru merasa sangat asing menghadapi rekan-rekan dan lingkungannya yang sama sekali baru. Kondisi ini kadang membuatnya membutuhkan waktu lama untuk beradaptasi. Akibatnya ia juga membutuhkan waktu lama untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal. Tentu saja hal ini tidak kondusif, baik bagi karyawan baru itu sendiri maupun lingkungannya. Nah jika anda membawahi karyawan baru tersebut, anda harus segera tanggap agar karyawan tersebut cepat beradaptasi dan bisa bekerja secara maksimal. Caranya? Coba ikuti petunjuk ini:

• Tugaskan seorang sekretaris atau salah satu staf anda untuk memperkenalkan karyawan baru pada semua personil di divisi anda. Perkenalkan juga pada pimpinan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya nanti. Beritahukan fasilitas fisik seperti ruang meeting, rest room, pantry, komputer, mesin fax, mesin foto kopi, dll. Pengenalan seperti ini akan membuat si karyawan baru lebih cepat menyatu dengan setiap unsur dalam lingkungan kantor barunya.

n Jelaskan posisi dia di divisi anda. Dan berikan gambaran yang jelas mengenai dampak dari kontribusinya di perusahaan. Terangkan bahwa posisinya berperan dalam mencapai target tertentu dalam perusahaan. Hal ini akan menumbuhkan semangat dan motivasi tersendiri baginya.

n Berikan panduan dan deskripsi kerja yang jelas. Selain memberi petunjuk secara tertulis, berikan ia penjelasan secara langsung mengenai berbagai peraturan dan kebijakan yang berlaku. Tekankan point-point penting yang wajib ia patuhi, misalnya masalah jam kerja atau kedatangan. Jelaskan juga bagaimana cara menghandle pekerjaannya.

n Terangkan secara umum mengenai gambaran atau sejarah perusahaan. Sehingga ia dapat menangkap kultur yang berlaku di perusahaan dan tidak bertingkah laku di luar batas toleransi perusahaan. Dengan demikian ia pun akan lebih mudah beradaptasi di lingkungan kerjanya.

n Jelaskan masa percoban atau orientasi yang harus ia jalani, misalnya tiga bulan atau enam bulan (tergantung kebijakan perusahaan). Jelaskan pula apa saja yang sudah bisa ia dapatkan dan belum ia peroleh selama masa orienrasi tersebut, misalnya masalah gaji penuh, tunjangan kesehatan, cuti, dll. Sehingga ia tidak akan bertanya-tanya sendiri.

n Jangan lupa untuk memonitor setiap karyawan baru secara berkala dalam 3 bulan pertama. Pelajari ritme kerjanya, inisiatifnya, kreativitasnya, sistematika kerjanya dan sosialisasinya. Begitu juga dengan prestasinya dalam bekerja. Bersikaplah peka dalam menangani mereka. Jika anda menangkap kesan masih banyak hal yang belum dimengerti anda harus memberikan penjelasan sekali lagi. Sebaiknya anda juga menekankan padanya agar tidak perlu ragu bertanya, baik pada anda maupun rekan-rekannya.

n Meskipun ia karyawan baru, beri kesempatan untuk menangani pekerjaan sesuai cara-caranya. Jika hasil kerjanya bagus, sesekali berikan ia pujian. Walaupun pujian kecil, tapi cukup besar artinya loh bagi karyawan baru. Ia akan merasa sangat dihargai dan diakui keberadaannya.

Nah dengan menerapkan cara-cara di atas, karyawan baru akan lebih mudah beradaptasi, baik dengan lingkungan kerjanya maupun dengan tugas-tugasnya. Sehingga ia pun nggak akan kesulitan untuk mengekspresikan kreativitasnya.