Tips Mengelola Persediaan Bisnis

Pertanyaan:

Bu Rossa, manajemen persediaan bisnis kami terkadang berjalan kurang baik. Beberapa kali terjadi, ketika permintaan produk dari pelanggan tinggi justru kami tidak dapat memenuhi permintaan tersebut. Mohon tips-tipsnya Bu, agar bisnis kecil kami berkembang lebih baik.

Jawaban:

Sangat penting bagi setiap bisnis untuk memantau persediaan mereka, memperbarui data, menghitung keuntungan, pengeluaran, dan juga penjualan. Ketidakmampuan untuk mengimbangi permintaan dan menjaga performa penjualan tentu akan merugikan. Inilah alasan mengapa Anda perlu memahami tentang manajemen persediaan. Untuk itu akan dibahas tips dan metode pengelolaan persediaan yang efektif seperti berikut ini.

Apa yang Dimaksud Manajemen Persediaan?

Manajemen persediaan atau juga sering disebut manajemen inventaris dapat membantu Anda melacak dan mengontrol persediaan, sehingga Anda dapat mengoptimalkan inventaris dan juga mengelola stok barang tanpa kesalahan.

Menurut Investopedia, manajemen persediaan merupakan proses pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan inventaris perusahaan, mulai dari bahan baku, komponen, dan produk jadi. Secara sederhana, manajemen persediaan adalah manajemen rantai distribusi dimulai dari produsen ke gudang, kemudian dari gudang ke titik penjualan akhir.

Jika ada masalah pada manajemen persediaan Anda, 7 tips berikut ini dapat Anda gunakan untuk menyelesaikannya.

1. Menyempurnakan

proyeksi Anda

Proyeksi (forecasting) yang akurat sangat penting. Perhitungan penjualan Anda yang diproyeksikan harus didasarkan pada faktor-faktor seperti angka penjualan historis, tren pasar, prediksi pertumbuhan dan ekonomi, promosi, upaya pemasaran, dan sebagainya.

2. Gunakan metode "FIFO"

Gunakan pendekatan FIFO (first in, first out). Barang harus dijual dalam urutan kronologis yang sama dengan saat barang tersebut dibeli atau dibuat. Ini sangat penting untuk produk yang mudah rusak seperti makanan, bunga, dan makeup. Ini juga merupakan ide yang bagus untuk barang-barang yang tidak bisa disimpan terlalu lama karena dapat rusak, atau kadaluarsa dan tidak dapat dijual.

Cara terbaik untuk menerapkan FIFO di gudang adalah dengan menambahkan item baru dari belakang sehingga produk lama ada di depan.

3. Identifikasi stok barang yang lambat terjual

Identifikasi stok yang memiliki perputaran lambat. Jika Anda memiliki stok yang belum terjual sama sekali dalam 6 hingga 12 bulan terakhir, mungkin sudah saatnya untuk berhenti menjual barang tersebut. Anda juga dapat mempertimbangkan berbagai strategi untuk menghilangkan stok tersebut seperti diskon atau promosi khusus cuci gudang, karena kelebihan stok hanya akan menghabiskan ruang dan modal Anda.

4. Audit stok Anda

Bahkan dengan software manajemen persediaan terbaik sekalipun, Anda tetap harus melakukan audit manual secara berkala untuk memastikan bahwa stok barang yang Anda miliki sesuai dengan apa yang ada di atas kertas.

Lakukan audit setiap 6 bulan atau setahun sekali, atau sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Ketidaksesuaian data dengan kenyataan akan menimbulkan banyak masalah untuk bisnis Anda, misalnya menambah stok untuk barang yang sebenarnya masih memiliki banyak persediaan atau sebaliknya, tidak menambah stok untuk barang yang sudah kehabisan.

5. Lakukan perawatan terhadap peralatan

Mesin-mesin yang berperan penting di bisnis Anda mungkin saja mengalami kerusakan, dan mesin yang rusak bisa jadi membutuhkan biaya mahal untuk memperbaikinya. Memantau kondisi peralatan Anda secara rutin dan bagian-bagiannya sangat penting untuk memahami siklus hidupnya, sehingga Anda dapat melakukan pencegahan sebelum masalah muncul.

6. Kontrol kualitas

Apa pun industri bisnis Anda, penting untuk memastikan bahwa semua produk Anda terlihat hebat dan berfungsi dengan baik. Anda bisa meminta karyawan melakukan pemeriksaan cepat selama melakukan audit stok yang mencakup daftar periksa untuk tanda-tanda kerusakan dan label produk yang benar.

7. Pekerjakan seorang pengontrol stok

Kontrol stok digunakan untuk menunjukkan jumlah inventaris yang Anda miliki pada waktu tertentu dan berlaku untuk semua item mulai dari bahan baku hingga barang jadi. Jika Anda memiliki banyak inventaris, Anda mungkin memerlukan satu orang yang bertanggung jawab untuk itu. Pengontrol stok memproses semua pesanan pembelian, menerima pengiriman, dan memastikan bahwa semuanya masuk sesuai dengan apa yang dipesan.

Metode Manajemen

Persediaan

Sistem Manajemen inventaris yang baik dapat membantu melakukan semua perhitungan matematika yang sulit, serta membantu Anda melakukan tracking penjualan, pengiriman, dan stok barang, sehingga Anda dapat melihat produk mana yang dijual, dan dalam jumlah berapa. Anda juga akan mengetahui di mana stok Anda ditempatkan, dan bahkan dapat memprediksi kebutuhan persediaan di waktu yang akan datang.

Pertama-tama, Anda perlu mengetahui bahwa ada dua cara untuk mengelola inventaris, mulai dari Excel Spreadsheets sederhana hingga perangkat lunak (software) yang dibangun khusus untuk tugas ini.

Software khusus manajemen persediaan akan membantu Anda menghindari masalah yang mungkin muncul ketika Anda menggunakan Excel secara manual. Selain itu, ada banyak sekali manfaat yang dapat Anda peroleh, berikut beberapa di antaranya:

• Proses tracking yang lebih mudah dan cepat,

• Keamanan sistem yang lebih baik berkat adanya izin berlapis,

• Membantu Anda memenuhi pesanan dengan lancar dan tepat waktu,

• Pengalaman belanja yang lebih baik,

• Mengurangi penggunaan dokumen fisik,

• Sistem berbasis otomatisasi yang akurat,

• Hemat waktu, tenaga, dan biaya operasional, dan

• Perencanaan yang lebih akurat berdasarkan data masa lalu.