Apa Itu Online Invoice ? Yuk Simak Ulasan Lengkap Mekari.com

Ketika berbicara invoice maka hal yang terlintas adalah berkaitan dengan penagihan. Arti invoice sendiri yaitu dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pembelinya untuk menginformasikan tagihan pelunasan pemesanan produk. Jika dulu bentuk invoice harus dicetak, saat ini terdapat online invoice yang lebih praktis.

Sebelum membahas mengenai online invoice, Anda juga perlu mengetahui pandangan ahli mengenai definisi invoice itu sendiri. Pengertian invoice menurut Andrian Sutedi merupakan, selebaran yang berisi data jual beli. Dimana, data yang tertulis tersebut meliputi jumlah pembayaran, dan detail bea masuk serta wesel.

Jika Anda pernah melakukan pembelian secara kredit, maka akan mendapatkan invoice dari perusahaan tersebut. Karena, penggunaannya memang pada bentuk transaksi yang dilakukan secara kredit.

Definisi Online Invoice

Sudah paham mengenai definisi invoice sendiri setelah membaca penjelasan diatas? Seperti yang Anda ketahui, bahwa di zaman kemajuan teknologi ini banyak hal bisa dilakukan melalui online secara mudah. Hal ini juga terjadi pada pembuatan invoice.

Hadirnya online invoice ini didukung oleh perkembangan teknologi yang pesat. Online invoice adalah pembuatan tagihan menggunakan aplikasi khusus yang sekaligus dapat menerbitkan dan mengirimkannya secara online ke pelanggan.

Di Dalam rancangan aplikasi invoice, didalamnya terdapat banyak pilihan template yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Pada online invoice di beberapa jasa penyedia aplikasi juga sudah memiliki integrasi sistem yang baik serta terdapat fitur pengingat di dalamnya.

Macam-Macam Bentuk Invoice

Perlu Anda ketahui bahwa invoice memiliki beberapa bentuk. Meskipun hampir semua bentuknya digunakan oleh perusahaan, Anda perlu mengetahui perbedaan penggunanya. Berikut informasinya yang bisa Anda simak.

1. Biasa

Bentuk invoice pertama yang bisa Anda ketahui adalah berbentuk biasa. Jika dilihat dari namanya bisa diketahui, bahwa bentuk invoice ini paling sederhana diantara lainnya. Penggunaan invoice ini ditujukan untuk keperluan dan transaksi yang didalamnya hanya memuat nama produk, dan nominalnya saja.

Invoice ini dikirimkan oleh perusahan sebagai bentuk penagihan hutang. Oleh karena itu di dalam dokumen invoice ini tidak terlalu banyak hal yang tertulis.

2. Performa

Menggunakan software, online invoice dapat dibuat dengan berbagai pilihan template yang tersedia termasuk bentuk invoice performa. Perusahaan akan mengeluarkan invoice ini apabila dalam pengiriman barang belum secara sepenuhnya.

invoice ini diberikan ketika transaksi pembayaran dan pengiriman produk secara bertahap. Dengan invoice ini bisa dijadikan bukti bahwa pihak perusahaan telah melakukan pengiriman. Ciri khas dari bentuk invoice ini dapat terlihat dari pemberiannya secara bertahap.

3. Konsuler

Jenis invoice terakhir yang bisa Anda temui adalah konsuler. Mungkin, bagi beberapa perusahaan yang tidak melakukan transaksi antar Negara tidak familiar dengan bentuk invoice ini. Pembuatan invoice konsuler ini, juga bisa dengan mudah dibuat online invoice menggunakan aplikasi atau software invoice.

Bentuk konsuler merupakan macam invoice eksklusif. Sebelum invoice ini terdapat syarat yang harus dipenuhi. Syaratnya meliputi persetujuan dari pimpinan perdagangan dari Negara yang terlibat transaksi. Karena bentuk invoice ini memang dikeluarkan untuk aktivitas ekspor dan impor produk saja.

Fungsi Penggunaan Invoice

Sudah mengetahui bentuk dari invoice, Anda juga perlu mengetahui fungsi dari adanya dokumen ini. baik invoice online ataupun tidak memiliki fungsi dan kegunaan yang sama. Berikut ini beberapa fungsi invoice yang bisa Anda pelajari.

4. Bukti Transaksi Pembayaran

Secara umum penggunaan invoice adalah dijadikan sebagai bukti terjadinya transaksi pembayaran. Perusahaan mengirimkan invoice sebagai reminder kepada pelanggannya untuk segera melakukan pembayaran. Jadi sebagai pelanggan Anda bisa menyimpan invoice tersebut sebagai bukti bahwa telah melakukan pembayaran. Istilahnya invoice ini bisa dijadikan ganti kuitansi.

5. Arsip Pembukuan

Didalam perusahaan melakukan pembukuan adalah hal penting yang harus dilakukan untuk memudahkan pengecekan dan tracker aktivitas yang terjadi. Perlunya informasi mengenai arus kas keluar dan masuk juga bisa melalui bukti invoice.

Dengan menyimpan invoice apabila ingin melakukan pengecekan bisa menjadi mudah, karena didalamnya memuat informasi cukup detail mengenai tanggal dan nominal pembayaran. Namun, jika harus menyimpan banyak tumpukan dokumen invoice akan menyita banyak ruang dan proses pencarian arsip menjadi sulit.

Dengan hadirnya kecanggihan Anda bisa mencoba beralih ke penggunaan online invoice dengan melakukan pembelian aplikasi maupun software. Karena, menggunakan invoice secara online pembuatan dan penyimpanan invoice bisa lebih praktis dan aman.

Hal-Hal yang Tercantum Pada Pembuatan Invoice

Sudah tahukan bahwa fungsi invoice ini cukup penting keberadaannya bagi perusahaan. Namun, tahukah Anda bahwa dalam invoice yang baik harus mencantumkan beberapa hal penting. Apa saja hal penting yang harus terdapat di invoice? Ini penjelasannya.

1. Judul

Hal yang umum ditemukan saat menerima invoice adalah di bagian tengah terdapat judul. Komponen judul dalam pembuatan invoice menjadi hal penting dan harus tertera. Tujuannya adalah untuk sebagai pengenal bahwa ini merupakan dokumen invoice.

Karena jika tidak memberikan judul, bisa saja penerima tidak menyadari bahwa pemberian dokumen ini harus segera diselesaikan. Dengan membaca judulnya saja, penerima bisa tahu bahwa ini adalah dokumen penagihan pembayaran yang harus segera diurus.

2. Alamat dan Nama Penerima

Berikutnya, selain judul dokumen invoice juga harus memuat alamat dan nama penerima. Pemberian nama penerima dan alamat secara jelas tujuannya yaitu untuk menghindari terjadinya kekeliruan pemberian invoice.

3. Alamat dan Identitas Perusahaan

Selain di dalamnya harus mencantumkan nama beserta alamat penerima, pihak perusahaan juga harus menuliskan nama penerima uang pembayaran dan alamat perusahaan. Jadi dengan begitu informasinya menjadi jelas.

4. Daftar Produk

Selanjutnya, hal penting yang harus dicantumkan dalam invoice adalah daftar produk. Bisanya pencantumannya bisa berupa tabel agar penerima bisa memahaminya lebih cepat. Di Dalam kolom tersebut selain menuliskan nama produk, terdapat unit produk, dan harganya. Agar lebih jelas informasinya bisanya pihak pembuat juga memberikan deskripsi produk.

5. Tanggal

Baik dalam invoice yang dibuat secara manual maupun online invoice, tanggal adalah komponen penting yang perlu dimasukkan. Anda bisa menjumpai beberapa tanggal dalam dokumen invoice. Tanggal yang tercantum didalam invoice biasanya yaitu tanggal penerbitan invoice, tanggal order atau pemesanan layanan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

6. Nomor Invoice

Selanjutnya di dalam invoice biasanya juga tertera nomor invoice ketika dokumen diterbitkan. Meskipun tidak semua perusahaan mengeluarkan nomor invoice. Namun, sebaiknya invoice yang diterbitkan memiliki nomor, agar penyimpanan arsipnya menjadi lebih mudah dan terstruktur.

7. Syarat dan Ketentuan Pembayaran

Setiap perusahaan tentu memiliki regulasi yang berbeda-beda, termasuk dalam ketentuan pembayaran invoice. Umumnya jatuh tempo pembayaran tagihan maksimal harus dibayarkan dalam jangka waktu 30 hari. Apabila ketetapan yang ditentukan dilanggar, maka perusahan berhak mengeluarkan pinalti ataupun konsekuensi seperti pemberhentian kerjasama.

Cara Pembuatan Invoice

Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan manual menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft word, google document dan lain-lain. Membuat invoice secara manual tentu memerlukan waktu lebih lama, karena harus mengatur dan menyesuaikan formatnya sendiri.

Sekarang Anda bisa beralih ke aplikasi online invoice yang telah banyak tersedia di Indonesia. Salah satu aplikasi online invoice yang memiliki reputasi dan regulasi baik di Indonesia bisa Anda peroleh dengan mengunjungi laman online invoice.

Memilih aplikasi maupun software yang menunjang kegiatan perusahaan pastikan Anda memilih jasa dengan kredibilitas baik. Selain hal tersebut kelengkapan fitur dan support layanan yang diberikan juga harus Anda pertimbangkan secara matang.

Menggunakan software invoice, proses pembuatan dan pendistribusian dokumen penagihan ini menjadi lebih sistematis dan efektif. Dalam hal ini bagian finance perusahaan menjadi lebih mudah dalam monitoring dan melakukan pembukuan laporan keuangan.

Keuntungan Menggunakan Online Invoice

Seperti pada penjelasan diatas, bahwa menggunakan software membuat online invoice bisa dilakukan. Hadirnya aplikasi invoice ini tentu mendatangkan keuntungan bagi penggunannya. Berikut keuntungannya bagi perusahaan yang menerapkan pengurusan invoice secara online.

1. Lebih Terlihat Profesional

Di Dalam software invoice memiliki pilihan template invoice yang beragam dan bisa dipilih. Dengan hal ini perusahaan Anda bisa terlihat lebih profesional. Karena template tersebut bisa Anda edit dan tambahkan logo perusahaan. Selain hal itu melalui online invoice, perusahaan juga bisa melakukan penelusuran terhadap laporan invoice yang telah selesai membayar dan belum.

Tidak perlu repot mendatangi klien lagi jika status pembayaran tagihan belum diselesaikan. Karena Anda bisa menggunakan fitur pengingat yang akan menginfokan melalui email sebelum tanggal pembayaran kadaluarsa.

2. Sistem Otomatisasi yang Baik

Karena secara online, maka Anda bisa melakukan otomatis pengiriman invoice ke beberapa klien secara bersamaan. Didalam fitur aplikasi invoice, Anda bisa mengatur jam pengiriman untuk masing-masing klien. Dalam hal ini pengerjaannya bisa menghemat waktu.

3. Proses Setor Pembayaran Lebih Cepat

Tidak hanya pengiriman invoice saja yang menjadi lebih cepat. Melalui aplikasi invoice online, dengan mempunyai integrasi dengan sistem pembayaran. Hal ini membuat proses pelunasan tagihan bisa dilakukan secara online dan tercatat di monitor langsung.

4. Proses Manajemen Terpadu

Keunggulan lain yang bisa Anda nikmati, ketika beralih ke aplikasi invoice online adalah manajemen sistem menjadi lebih terpadu. Karena dalam aplikasi invoice semua report yang dilakukan bisa terlacak dengan akurat dan cepat.

5. Proses Audit Lebih Cepat dan Lengkap

Ketika proses audit maka dibutuhkan pengumpulan beberapa dokumen dan bukti-bukti pembayaran. Menggunakan aplikasi invoice, Anda tidak perlu lagi pusing menyiapkan dan mencari invoice yang akan dibutuhkan. Karena semuanya sudah tersimpan secara rapi dan aman didalam sistem.

6. Memperoleh New Insight

Selain keunggulan diatas, menggunakan aplikasi online invoice yang bisa melakukan dan mengumpulkan informasi mengenai klien Anda bisa memperoleh insight baru. Memanfaatkan data-data yang tercatat Anda bisa mengambil strategi dan pengembangan bisnis untuk kedepannya tanpa harus mengundang konsultan keuangan.

Jika Anda membutuhkan aplikasi invoice dengan berbagai fitur menarik dan mempunyai integrasi dengan sistem pembayaran bisa memakai aplikasi dari Mekari Dengan aplikasi invoice Mekari perusahaan bisa melakukan pengelolaan secara terpusat, mengirim invoice otomatis tepat waktu dan lebih fleksibel dalam kalkulasi dan pengelolaannya.

Menariknya, Anda bisa mencoba terlebih dahulu secara trial selama 14 hari. Tenang saja masa trial selama 14 hari tersebut bisa Anda nikmati secara gratis. Dengan mencobanya sendiri, Anda bisa mengetahui dan mempelajari fitur dan keunggulannya saat menggunakannya. Kunjungi https://mekari.com/ untuk pendafatran uji coba gratis dan tanya-tanya mengenai aplikasi ini.