Perusahaan Beralih ke Ruang Kerja Fleksibel di Tengah Perkembangan AI

JAKARTA — Perkembangan kecerdasan buatan (AI) mendorong perusahaan meninjau kembali kebutuhan ruang kantor dan strategi pengelolaan properti mereka. Ketidakpastian mengenai pola kerja dan kebutuhan tenaga kerja dalam beberapa tahun mendatang membuat perusahaan semakin mempertimbangkan ruang kerja fleksibel dibandingkan kontrak sewa kantor jangka panjang.

Studi terbaru International Workplace Group (IWG), perusahaan penyedia ruang kerja fleksibel yang menaungi merek Regus dan Spaces, menunjukkan bahwa 60 persen CEO dan chief financial officer (CFO) meyakini kemunculan AI membuat kebutuhan ruang kantor organisasi mereka sulit diprediksi untuk dua tahun ke depan.

Perubahan teknologi yang berlangsung cepat dinilai turut memengaruhi produktivitas, perencanaan tenaga kerja, dan cara perusahaan menjalankan bisnis. Kondisi tersebut mendorong para pemimpin perusahaan mencari model ruang kerja yang lebih mudah disesuaikan dengan kebutuhan operasional, sekaligus mengurangi komitmen biaya tetap.

Sebanyak 73 persen responden menyatakan perubahan teknologi, termasuk AI, membuat organisasi mereka semakin enggan terikat pada kontrak sewa kantor jangka panjang atau solusi properti konvensional.

AI Mengubah Strategi Pengelolaan Kantor

Ketidakpastian kebutuhan ruang kerja menjadi salah satu pertimbangan utama perusahaan dalam menentukan strategi properti. Sebanyak 88 persen CEO menyatakan kemunculan AI membuat organisasi mereka membutuhkan fleksibilitas lebih besar dalam pengaturan ruang kerja.

Teknologi juga mengubah cara perusahaan memandang lokasi kantor. Sebanyak 42 persen responden mengatakan perkembangan teknologi memungkinkan lebih banyak pekerjaan dilakukan dari jarak jauh sehingga kebutuhan terhadap kantor pusat dapat berkurang.

Sementara itu, 39 persen responden menilai perubahan teknologi mendorong penggunaan model kantor yang terdesentralisasi atau fleksibel. Sebanyak 37 persen lainnya menyebut teknologi memperluas akses perusahaan terhadap talenta global yang bekerja dari berbagai lokasi.

Perubahan tersebut menunjukkan bahwa kebutuhan kantor tidak lagi semata-mata ditentukan oleh jumlah karyawan yang bekerja di satu lokasi. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan pola kerja hibrida (hybrid), distribusi tenaga kerja, dan kebutuhan ruang untuk kolaborasi tatap muka.

Biaya Properti Beralih ke Model Fleksibel

Pergeseran strategi pengelolaan kantor juga berkaitan dengan upaya perusahaan mengendalikan pengeluaran. Dalam penelitian IWG, sebanyak 99,8 persen CEO dan CFO menyatakan organisasi mereka secara aktif mengalihkan biaya properti dari pengeluaran tetap menjadi pengeluaran variabel.

Dengan pendekatan ini, perusahaan berupaya mengurangi kebutuhan modal yang terikat pada properti dan mengalokasikan sumber daya untuk mendukung pertumbuhan bisnis serta kebutuhan operasional lainnya.

Sebanyak 57 persen responden menyatakan organisasi mereka secara aktif berinvestasi dalam pengaturan kerja hibrida. Selain itu, 55 persen berencana membangun jaringan lokasi kerja yang lebih dekat dengan tempat tinggal karyawan, sedangkan 52 persen mempertimbangkan penerapan model ruang kerja terdesentralisasi.

Efisiensi biaya juga menjadi pertimbangan hampir seluruh responden dalam menentukan lokasi kantor. Sebanyak 99 persen CEO dan CFO menyatakan faktor tersebut memengaruhi keputusan mereka, dengan 27 persen menyebut efisiensi biaya sebagai pertimbangan utama.

Angka-angka tersebut mencerminkan perubahan pendekatan perusahaan terhadap pengelolaan properti. Alih-alih mengandalkan satu kantor pusat dengan biaya operasional tinggi, perusahaan mulai mempertimbangkan jaringan ruang kerja profesional yang tersebar di sejumlah lokasi.

Model ini memungkinkan karyawan menggunakan ruang kerja sesuai kebutuhan, tanpa mengharuskan perusahaan menyediakan kapasitas kantor yang sama sepanjang waktu.

Ruang Kerja Dekat Rumah Dinilai Mendukung Produktivitas

Ruang kerja fleksibel tidak hanya dipertimbangkan untuk mengurangi biaya properti, tetapi juga untuk mendukung produktivitas karyawan. Dalam model kerja hibrida, karyawan dapat bekerja dari rumah pada waktu tertentu dan menggunakan ruang kerja profesional ketika membutuhkan fasilitas kantor atau berkolaborasi dengan rekan kerja.

IWG menyebut model kerja hibrida yang memberikan akses ke ruang kerja fleksibel lebih dekat dengan tempat tinggal karyawan berpotensi meningkatkan produktivitas sebesar 11 persen dalam lima tahun ke depan.

Pendekatan tersebut juga dapat memperluas pilihan lokasi kerja bagi karyawan. Mereka tidak harus selalu melakukan perjalanan ke kantor pusat di kawasan bisnis, sementara perusahaan dapat menyesuaikan penggunaan ruang dengan kebutuhan tim dan kegiatan operasional.

Meski demikian, penerapan model kerja fleksibel tetap bergantung pada jenis pekerjaan, kebutuhan kolaborasi, serta kebijakan perusahaan. Tidak semua fungsi pekerjaan dapat dijalankan sepenuhnya dari jarak jauh, sehingga pengaturan ruang kerja perlu disesuaikan dengan karakteristik masing-masing organisasi.

Peran Kantor Tetap Penting

Di tengah perubahan pola kerja, perusahaan tidak serta-merta meninggalkan kantor fisik. Justru, sebagian besar pemimpin perusahaan memperkirakan kantor akan tetap memiliki peran penting dalam operasional bisnis.

Penelitian IWG mencatat, 76 persen CEO menyatakan peran kantor akan semakin penting bagi organisasi mereka dalam dua tahun mendatang. Sebaliknya, hanya 0,8 persen yang memperkirakan peran kantor akan semakin berkurang.

Temuan tersebut mengindikasikan bahwa perubahan lebih banyak terjadi pada cara perusahaan menggunakan ruang kerja, bukan pada penghapusan kebutuhan terhadap kantor. Ruang profesional masih diperlukan untuk mendukung kolaborasi, inovasi, interaksi antarkaryawan, dan pembentukan budaya perusahaan.

Christian Schmitz, CEO International Workplace Group, mengatakan perusahaan membutuhkan strategi tempat kerja yang memungkinkan penyesuaian skala operasional dengan cepat, seiring perubahan teknologi dan kebutuhan bisnis.

“AI mempercepat laju perubahan bagi setiap bisnis, dan perusahaan yang ingin sukses memerlukan strategi tempat kerja yang memungkinkan mereka menyesuaikan skala operasional dengan cepat sesuai kebutuhan, memangkas biaya tetap yang tidak perlu, serta memberikan akses kepada karyawan ke ruang kerja berkualitas tinggi di mana pun mereka membutuhkannya,” kata Schmitz melalui keterangan tertulis pada hari Senin (12/10).

Menurutnya, fleksibilitas menjadi penting karena perusahaan tidak dapat memastikan secara tepat seperti apa struktur organisasi dan kebutuhan operasional mereka dalam dua tahun mendatang.

Sementara itu, Mark Dixon, Executive Chairman International Workplace Group, menilai perkembangan AI membuat perusahaan semakin sulit memproyeksikan kebutuhan ruang kantor dalam jangka menengah.

“AI bukan sekadar gelombang inovasi baru. Teknologi ini mempercepat laju bisnis dengan kecepatan yang tidak terbayangkan oleh banyak orang, sehingga perusahaan semakin sulit memprediksi kebutuhan mereka bahkan dalam dua tahun ke depan. Dalam situasi seperti ini, komitmen jangka panjang terhadap ruang kantor menjadi tidak masuk akal,” ujar Dixon.

Dixon menambahkan, perusahaan perlu mampu bergerak cepat, menjangkau talenta di berbagai lokasi, dan menyediakan ruang kerja profesional sesuai kebutuhan karyawan.

Perubahan ini menempatkan fleksibilitas sebagai salah satu pertimbangan dalam strategi properti perusahaan. Ketika perkembangan AI terus mengubah cara bisnis beroperasi, kemampuan menyesuaikan ruang kerja, mengendalikan biaya, dan mendukung produktivitas menjadi semakin penting bagi organisasi.