Mahasiswa UI Sosialisasikan Pentingnya Enkapsulasi Arsip untuk Lindungi Dokumen Keluarga

JAKARTA – Pentingnya perlindungan arsip keluarga menjadi salah satu bentuk perhatian yang dilakukan oleh Program Vokasi Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia. Mereka melakukan kegiatan pengabdian masyarakat berupa sosialisasi metode enkapsulasi arsip kepada warga di Kelurahan Lengkong Karya, Kecamatan Serpong Utara, Kota Tangerang Selatan.

Bertempat di aula Kantor Kelurahan Lengkong Karya, perwakilan warga yang terdiri dari PKK, Organisasi Masyarakat, RT dan RW mengikuti sosialisasi enkapsulasi arsip dengan antusias. Kegiatan yang dibuka oleh Lurah Lengkong Karya, Nur Asni Rahman, sekaligus memberikan sambutan.

“Kegiatan ini sangat penting bagi warga karena dengan memberikan perhatian kepada arsip keluarga maka masa depan akan terjamin. Misalnya ketika kita kehilangan ijazah sekolah maka pengurusan ke melanjutkan pendidikan ke jenjang berikutnya bagi anak-anak kita maupun untuk melamar pekerjaan menjadi terhambat. Selain itu kegiatan ini juga memberikan kesiapsiagaan bagi warga sebagai upaya untuk menjaga arsip atau dokumennya ketika terjadi bencana,” paparnya yang disampaikan melalui siaran pers pada hari Minggu (2/11).

Sosialisasi ini juga menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Dra. Prihatni Wuryatmini, M.Hum. Ia menyampaikan bahwa arsip keluarga tersebut terdiri dari arsip identitas pribadi, arsip terkait pendidikan, aset, keuangan/asuransi, arsip kesehatan, maupun arsip tentang asal usul keluarga.

Ia menyampaikan bahwa penyimpanan arsip yang tepat salah satunya adalah dengan melakukan alih media arsip keluarga. Kegiatan diakhiri dengan memberikan layanan enkapsulasi arsip oleh mahasiswa Manajemen Rekod dan Arsip Universitas Indonesia kepada warga yang membawa dokumen atau arsip keluarganya seperti ijazah, kartu keluarga, dan akta kelahiran.

“Salah satu warga, Nyori Irawan menyampaikan bahwa kegiatan ini penting dilakukan agar masyarakat paham bahwa enkapsulasi itu tidak merusak kertas arsipnya dan ada perlindungan nya karena kebiasaan warga selama ini melakukan laminating arsip dimana kertasnya menempel ke plastik sehingga dapat merusak kertas tersebut,” ujarnya.

Ratih Surtikanti, M.Hum, dosen manajemen rekod dan arsip Universitas Indonesia selaku penanggung jawab kegiatan pengabdian masyarakat dalam sambutan penutupan menyampaikan bahwa kegiatan ini bertujuan untuk menyelaraskan program kampus agar lebih dekat lagi kepada masyarakat.

“Kegiatan diharapkan dapat menjawab permasalahan yang ada pada masyarakat dalam perlindungan arsip keluarganya,” kata dia.