Pentingnya Keamanan Dokumen Digital dan Cara Menjaganya

2. Firewall

Jenis sistem keamanan lainnya yang digunakan adalah firewall. Hampir sama dengan enkripsi, sistem ini melindungi perangkat dari akses mencurigakan.

Perbedaannya adalah firewall dapat memblokir langsung akses yang dilakukan dari pihak luar. Dengan kata lain, aktivitas keluar-masuk pada media penyimpanan data pun bisa terekam dan dapat langsung diambil tindakan tepat.

Cara Menjaga Keamanan Dokumen Digital

Berbagai fungsi dan jenis keamanan dokumen digital tersebut akan semakin optimal penggunaannya dengan menerapkan beberapa cara menjaganya seperti di bawah ini:

1. Aktifkan fitur 2FA (Two-Factor Authentication)

Fitur 2FA saat ini sudah hampir diterapkan pada berbagai aplikasi untuk menjaga keamanan data. Fitur ini mengharuskan pengguna memasukkan informasi yang hanya diketahui oleh pengguna tersebut.

Ada dua tahap yang harus dilewati pada fitur ini, yaitu identifikasi identitas dengan memasukkan PIN, password, atau kata sandi lainnya, dan verifikasi informasi pribadi.

Pada verifikasi informasi pribadi, Anda biasanya akan dikirimkan kode OTP (one-time password) yang dikirimkan ke nomor telepon atau email, pengamanan biometrik (face id, sidik jari, dan sebagainya), serta pertanyaan personal (nama ibu kandung, nama hewan peliharaan, dll).

Dengan mengaktifkan fitur ini, tingkat keamanan data Anda menjadi lebih aman karena hanya Anda sendiri-lah yang dapat mengaksesnya.

2. Rutin melakukan backup data

Cara yang tidak kalah penting untuk meningkatkan keamanan dokumen digital adalah rutin mencadangkan (backup) data. Pencadangan data ini adalah bentuk preventif untuk menghadapi risiko kehilangan atau kerusakan data di kemudian hari.

Anda dapat mem-back up data secara otomatis dari aplikasi atau software yang digunakan dan mengatur jadwal pencadangan. Pencadangan ini bisa dilakukan setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data karena Anda dapat memulihkannya sewaktu-waktu bila dibutuhkan.