Menghadapi Karyawan yang Berbuat Kesalahan

Pertanyaan:
Bu Rossa, saya baru beberapa bulan ini diangkat menjadi manajer dengan puluhan anak buah. Karakteristik mereka sangat beragam, dan beberapa di antaranya sering berbuat kesalahan. Bagaimana cara terbaik dalam menghadapi karyawan yang berbuat kesalahan agar mereka menerima teguran atau konsekuensi yang diberikan dengan lapang dada, dan kami selaku pihak manajemen juga tetap dinilai baik.

Jawaban:
Kesalahan-kesalahan para karyawan di sebuah perusahaan memang biasa terjadi setiap harinya. Tidak jarang juga penanganan manajemen kurang tepat dan berujung para karyawan tersinggung, kecewa, kinerja menurun, bahkan meninggalkan perusahaan. Tentu Anda tidak menginginkan manajemen dicap buruk di mata para pegawai, bukan? Oleh karena itu, silakan disimak tip-tip berikut dalam menghadapi pegawai yang berbuat kesalahan secara bijak dan profesional seperti dilansir dari laman glints.com.

Mengubah Kesalahan Pegawai Menjadi Pelajaran
Menurut Paul Schoemaker, co-author dari buku Brilliant Mistakes, cara terbaik untuk menghadapi sebuah kesalahan adalah mengubahnya menjadi sebuah pembelajaran. Kesalahan bisa terjadi dalam bentuk alasan apa pun sehingga Anda sebaiknya fokus dalam menyelesaikan masalah yang dibuat dan mencari jalan keluarnya bersama-sama. Jangan terpaku pada seseorang yang membuat kesalahan, melainkan ajak satu tim untuk berpikir bersama mencari jalan keluar yang terbaik.
Dengan cara tersebut, para karyawan akan dipaksa untuk berpikir dengan kritis dan tidak bergantung kepada manajemen atau atasan mereka. Hal ini juga bermanfaat agar para karyawan sudah mengetahui jalan keluarnya jika menghadapi permasalahan yang sama di kemudian hari serta meningkatkan problem solving skill mereka.

Hindari Berteriak atau Meninggikan Suara
Marah dan kecewa merupakan salah satu respons yang paling wajar jika Anda dihadapkan oleh sebuah kesalahan karyawan apalagi sampai berdampak buruk kepada perusahaan. Tenangkan diri dan jangan sampai semua emosi kemarahan Anda dituangkan kepada karyawan yang dapat memperburuk suasana dan hubungan profesional.
Bicarakan dengan baik walau tetap dengan nada tegas, namun tidak memojokkan. Dengan Anda memarahi atau berteriak kepada pegawai, akan mempengaruhi kinerja dari pegawai tersebut karena mereka akan merasa dibenci. Jangan sampai hal ini terjadi, tetap maintain hubungan Anda dan bangun kepercayaan mereka dengan manajemen agar kerjasama tetap lancar dan baik.

Jangan Terburu-Buru Mengambil Keputusan
Respons alami saat menghadapi kesalahan pegawai adalah mencari jalan keluar yang singkat. Hal ini sepatutnya dihindari karena keputusan yang diambil tanpa berpikir panjang bukannya menyelesaikan masalah tapi malah dapat memperkeruh masalah yang sedang terjadi. Cobalah berdiskusi dengan para pegawai untuk berpikir bersama atas jalan keluar yang harus dilakukan dan juga buatlah skenario-skenario terburuk dari solusi tersebut.
Lebih baik dipikirkan dalam waktu yang agak lama, tapi langsung menuntaskan akar masalah dibandingkan penyelesaian yang cepat, namun berulang-ulang. Reputasi perusahaan akan dipertaruhkan juga dalam hal ini, lho!

Melakukan Program Pelatihan Singkat
Apa yang Anda pikirkan jika seorang karyawan melakukan kesalahan? Dilansir dari glassdoor.com, kesalahan karyawan biasanya terjadi akibat kurangnya pelatihan kerja. Banyak kantor yang sudah menghapus program training di kantor dan "melepas" begitu saja sang pegawai baru. Akibatnya, sering kali kesalahan pegawai terjadi karena alasan briefing atau SOP yang kurang jelas. Jika hal ini terjadi, jangan langsung memarahi pegawai, tetapi berikanlah sesi coaching singkat kepada pegawai atau jika perlu bersama satu tim.
Selain bermanfaat untuk memperbaiki permasalahan dan memikirkan solusi, Anda juga dapat mengetahui proses kerja tim apakah berjalan baik atau tidak sekaligus dapat memberikan semangat dalam bekerja agar mendapatkan hasil yang lebih baik.

Hindari Menegur di Depan Banyak Orang
Jika seorang anggota tim mendapatkan sebuah prestasi, Anda wajib untuk memberikan penghargaan dengan menyebarkan kabar baik tersebut di kantor. Namun, jika seorang karyawan melakukan kesalahan, usahakan tidak menyebarkannya karena dapat mempengaruhi mentalitas serta kinerjanya. Tegurlah secara baik-baik dan tidak dalam suasana yang ramai.
Cari tahu mengapa kesalahan pegawai bisa terjadi dan selesaikan dengan kepala dingin agar mendapatkan solusi yang terbaik. Ingat, fokus kepada kesalahannya bukan kepada dirinya. Anda juga sebaiknya tidak mengungkit-ungkit masalah yang pernah dibuat sebelumnya karena akan menambah masalah yang ada.

Membuat SOP yang Jelas
Para pegawai merupakan pilar dari suksesnya sebuah perusahaan. Karena itu, buatlah peraturan yang jelas untuk kenyamanan dalam bekerja. Dengan adanya SOP yang jelas berikut sanksi yang diberikan, pegawai pastinya akan mengetahui langkah apa yang akan dilakukan dalam bekerja dan juga berusaha untuk menghindari kesalahan agar tidak terkena sanksi. Sejak awal, mereka pun juga sudah mendapatkan gambar yang jelas akibat dari kesalahan yang mereka buat sehingga akan meminimalisir kesalahan yang terjadi.
Beberapa cara di atas bisa dijadikan alternatif langkah untuk menangani kesalahan karyawan yang kerap terjadi. Kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat merupakan sebuah proses pembelajaran yang harus Anda memaklumi dan bijaklah dalam menyelesaikannya. Sebagai posisi yang lebih tinggi, Anda pun bertugas untuk selalu aktif dalam memeriksa, mengajarkan, dan juga memperbaiki performa dalam tim. Bersikap bijaklah, jangan sampai Anda salah dalam menangani kesalahan karyawan yang dapat berpengaruh pada kinerja mereka.