Membuat Perencanaan Perjalanan Bisnis

Melakukan perjalanan bisnis mungkin merupakan hal biasa jika memiliki pekerjaan yang mengharuskan untuk sering berkunjung ke berbagai daerah.

Melakukan perjalanan bisnis tentu perlu persiapan dengan baik dan matang. Sebagian dari kita pasti pernah merasa tidak ada yang perlu direpotkan karena sudah terlalu sering melakukan perjalanan bisnis.

Faktanya, terlalu menyepelekan suatu hal dapat membuat kita melupakan beberapa hal karena tidak terlalu peduli dengan hal tersebut. "Untuk itu perlu mempersiapkan perjalanan bisnis dengan matang. Karena dengan mempersiapkan perjalanan bisnis dengan baik, dapat memperbesar pencapaian goal dari perjalanan bisnis Anda," ungkap Chusmeru, pengamat pariwisata dari Universitas Jenderal Soedirman, Purwokerto.

Menurutnya, ada sejumlah hal yang perlu diingat saat merencanakan perjalanan bisnis. Berikut beberapa diantaranya.

1. Menyusun agenda per- jalanan bisnis dengan detail

Saat menyusun rencana, Anda bisa saja melupakan beberapa hal atau hal tersebut memang tidak termasuk dalam persiapan dalam melakukan perjalanan bisnis pada umumnya. "Untuk itu, saat menyusun rencana perjalanan bisnis, lakukan dengan detail," ujar Chusmeru.

Dengan memposisikan diri Anda sedang dalam perjalanan bisnis, Anda dapat mengukur jadwal, seperti makan siang, hingga istirahat juga harus Anda rencanakan.

Anda juga dapat mengantisipasi masalah yang dapat membuat perjalanan bisnis gagal total.

2. Memperhitungkan waktu beristirahat

Beberapa sering melakukan perjalanan bisnis mungkin tidak memperhatikan dan menyediakan waktu untuk beristirahat. Jika Anda melakukan perjalanan bisnis jarak jauh tentunya dapat mengalami jet lag. "Maka itu, Anda perlu menyediakan waktu untuk beristirahat, bayangkan jika Anda sedang mengalami jet lag dan harus mempersiapkan materi presentasi, Anda bisa kacau karena kelelahan," sarannya.

3. Persiapkan paket telepon

Saat Anda melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri, tentu saja perlu memperhitungkan paket telepon terbaik untuk rencana perjalanan bisnis Anda. Dengan menentukan paket telepon, Anda dapat menghemat biaya saat melakukan perjalanan bisnis, jadi tidak perlu khawatir dengan tagihan telepon seluler Anda.

4. Tidak menambahkan having fun dalam timeline

Saat melakukan perjalanan bisnis, tentunya akan lebih sering bekerja dibandingkan saat tidak melakukan perjalanan bisnis. Untuk itu Anda boleh saja menambahkan bonus day pada weekend saat Anda melakukan perjalanan bisnis.

Menambahkan bonus day juga dapat dinilai lebih efektif dibandingkan jika menyelipkan waktu having fun di tengah perjalanan bisnis. hay/R-1

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Perjalanan bisnis biasanya bukanlah hal yang menyenangkan untuk dilakukan bagi sebagian orang. Meskipun Anda pergi ke kota atau negara yang menjadi destinasi impian, akan sulit menyisihkan waktu untuk menikmati suasana dan bersenang-senang. Namun, jangan sampai perjalanan bisnis membuat Anda tidak waspada dan kurang perencanaan. Hal ini bisa menghambat perjalanan dan berpotensi menimbulkan masalah-masalah yang tidak diinginkan.

Apa saja kesalahan-kesalahan umum yang perlu dihindari ketika melakukan perjalanan bisnis? Simak dan pahami ulasannya berikut ini.

Tidak melakukan riset

Perencanaan atau pembuatan agenda perjalanan merupakan hal paling pertama yang perlu dilakukan. Namun, bagaimana jika Anda merencanakan perjalanan secara asal-asalan? Nantinya ini bisa menimbulkan masalah. Contohnya, memesan paket perjalanan yang kurang tepat atau memilih tiket pesawat secara acak. Cara ini hanya akan merugikan perusahaan tempat Anda bekerja. Jangan lupa juga untuk meriset keadaan kota atau negara yang akan dituju supaya tidak salah dalam bertindak.

Salah memilih akomodasi

Perjalanan bisnis bukan menjadi alasan untuk memilih hotel yang berfasilitas pas-pasan. Beristirahat di tempat yang nyaman juga menjadi kebutuhan selama perjalanan dan meningkatkan produktivitas. Bayangkan apabila sudah pusing dan sibuk mengurus pekerjaan, Anda malah menginap di kamar yang kurang terawat dan tidak memiliki jaringan internet yang bagus. Sangat menyebalkan, bukan?

Anda bisa memesan akomodasi dengan praktis dengan layanan Airy. Apalagi kamar-kamar yang disediakan mitra Airy memiliki fasilitas yang apik. Misalnya, ada koneksi Wi-Fi, televisi, dan tempat tidur yang bersih serta nyaman. Pastikan bahwa kamar yang dipesan dekat dengan tempat Anda mengurus bisnis.

Tidak mengatur pengeluaran selama perjalanan

Anda harus berhati-hati dalam menggunakan bujet selama perjalanan. Sebelum berangkat, tentukan berapa banyak perkiraan pengeluaran sehingga tidak menguras tabungan. Jangan membeli barang-barang yang kurang penting dan tidak termasuk dalam daftar prioritas.

Transportasi selama berada di kota atau negara tujuan juga perlu diperhatikan. Sembarangan memilih transportasi tanpa mencermati rutenya hanya akan membuang-buang uang Anda. Jika ingin membeli kuliner khas, pilihlah yang harganya terjangkau dan porsinya sesuai.

Tidak menyimpan bukti-bukti transaksi

Pesawat, akomodasi menginap, transportasi lokal, dan keperluan-keperluan yang ditanggung perusahaan biasanya akan Anda bayar sendiri terlebih dahulu. Setelah itu, barulah bisa meminta uang tebusan dari perusahaan tempat bekerja. Anda membutuhkan bukti pembayaran untuk melaporkannya. Nah, bukti pembayaran acap kali terselip atau hilang. Jadi, taruhlah bukti-bukti pembayaran di tempat yang aman, misalnya menyediakan dompet khusus untuk menyimpan tiket dan resi.

Tidak mengikuti kebijakan perjalanan bisnis dari perusahaan

Ikuti kebijakan perjalanan bisnis yang telah diatur oleh perusahaan. Jangan sampai memilih layanan-layanan pemesanan tiket dan kamar menginap yang tidak direkomendasikan. Apalagi sampai memesan melalui saluran tak resmi. Anda tidak ingin ditegur oleh perusahaan, bukan? Jika masih bersikeras tidak mengikuti panduan dari perusahaan, bukan tidak mungkin Anda harus membayar pengeluaran yang tidak terencana.

Tidak membawa berkas-berkas penting dan alat pembayaran

Berkas-berkas penting seperti apa saja yang wajib dibawa? Contohnya adalah paspor, visa, KTP, SIM, bukti reservasi penginapan, dan tiket perjalanan. Anda perlu membuat salinan semua dokumen penting untuk berjaga-jaga. Selain itu, jangan lupa membawa uang tunai, kartu debit, maupun kartu kredit untuk keperluan belanja dan pembayaran. Apabila pergi ke luar negeri, bawalah mata uang sesuai negara yang dituju. Lupa membawa salah satu saja bisa berakibat fatal.

Demikian daftar kesalahan yang sering terjadi dan perlu dihindari saat melakukan perjalanan bisnis. Sangat rugi jika Anda tidak merencanakan segala sesuatu dengan baik, bukan? Maka dari itu, ada Airy Business yang mendukung travel management companies menjadi lebih efektif dan efisien. Anda dapat meminimalisasi hambatan dan kesalahan yang berpotensi terjadi selama perjalanan bisnis. Nikmati juga kemudahan metode pembayaran yang sesuai dengan kebutuhan. hay/R-1