Kiat Menetapkan Peraturan "Remote Working"

Pertanyaan:
Bu Rossa, perusahaan tempat saya bekerja sudah berdiri puluhan tahun tapi baru pada saat terjadi pandemi mulai mengeluarkan kebijakan remote working dan work from home. Karena tidak ada yang bisa memprediksi kapan berakhirnya pandemi, kami di divisi HR diminta untuk menyiapkan aturan baku untuk karyawan yang bekerja secara remote.
Mohon advisnya Bu Rossa, apa saja hal-hal penting yang perlu diperhatikan. Terima kasih.

Jawaban:
Remote working menjadi populer sejak pandemi Covid-19. Cara kerja baru ini juga diprediksi akan makin luas digunakan di masa depan.
Karena masih baru, banyak perusahaan yang belum memiliki aturan tetap tentang pelaksanaan remote working. Apa bedanya dengan work from home dan apa saja yang perlu diperhatikan ketika merumuskan aturan remote working?

Apa bedanya "Remote Working" dan "Work From Home"?
Remote working adalah sistem kerja yang memperbolehkan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan dari mana saja selain dari kantor, seperti di rumah, kafe, atau co-working space. Beberapa perusahaan mengharuskan karyawannya untuk sesekali datang ke kantor, atau tidak sama sekali. Begitu pula dengan jam kerja, beberapa perusahaan menentukan jam kerja yang harus diikuti oleh seluruh karyawannya tanpa terkecuali, termasuk mereka yang bekerja remote. Namun tidak jarang juga yang menerapkan jam kerja fleksibel, asalkan pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik.
Adapun yang dimaksud dengan work from home adalah sistem kerja yang spesifik hanya dari rumah.

Kebijakan "Remote Working"
Jika perusahaan Anda ingin mulai atau sudah menerapkan sistem kerja remote working, penting bagi perusahaan untuk merumuskan kebijakan yang mengatur batas-batas yang perlu ditaati pekerja remote.
Kebijakan remote working berisi peraturan yang meliputi hal-hal seputar:
• Siapa saja yang berhak melakukan kerja secara remote,
• Berapa banyak presentasi pekerja yang dapat bekerja remote,
• Ekspektasi profesional pada para pekerja remote,
• Kebutuhan akan peralatan untuk bekerja dari rumah,
• Kebijakan kompensasi atau uang saku yang berkaitan dengan transportasi atau remote work lainnya,
• Keamanan jaringan,
• Pelacakan waktu kerja, terutama bagi pekerja yang dibayar per jam.

Mengapa Perlu Kebijakan "Remote Working"?

Menyamakan Ekspektasi
Kebijakan remote working yang dirumuskan, disepakati bersama, dan disosialisasikan ke pekerja remote dapat menyesuaikan ekspektasi satu sama lain. Sehingga, perusahaan dapat memahami kondisi pekerja remote yang tidak dapat ikut bergabung dalam rapat mingguan, misalnya. Begitu pula dengan pekerja remote, dapat mengatur waktunya agar sesuai dengan jam kerja yang telah disepakati kedua belah pihak.
Mendatangkan Keuntungan Yang Kompetitif
Meski kebijakan remote working menjadi tanggung jawab divisi HR, jika dilakukan secara strategis, dampaknya tidak hanya bermanfaat bagi divisi HR semata. Mulai dari mengurangi beban sewa kantor serta infrastruktur lain, dapat mempekerjakan karyawan berbakat yang tidak hanya berdomisili di area sekitar kantor, hingga mampu menarik serta mempertahankan karyawan.

Tips Mengatur Kebijakan "Remote Working"

Memastikan "Remote Working" Berjalan Baik
Tidak semua lini pekerjaan dapat dilakukan secara remote, misalkan divisi operasional, dan pekerjaan yang melibatkan jasa lainnya. Meski demikian, belajar dari kondisi pandemi lalu, penting bagi perusahaan untuk mulai merancang skenario dan cara agar remote working dapat dilakukan secara menyeluruh. Jika diperlukan, Anda juga dapat menggunakan beberapa tools untuk membantu meningkatkan produktivitas kerja karyawan remote.
Beberapa pertanyaan yang dapat membantu dalam merumuskan kebijakan remote working:
• Peralatan, resource, dan strategi apa yang dibutuhkan agar pekerja dapat bekerja secara efektif?
• Bagaimana kebijakan di perusahaan Anda dapat dipakai untuk model kerja remote atau fleksibel? Apa teknologi yang digunakan? Bagaimana jalur komunikasinya? Jangan lupakan juga materi onboarding yang perlu disosialisasikan.
• Bagaimana pekerja remote dapat berdampak pada kolaborasi dan budaya masing-masing tim di dalam perusahaan?
• Apakah kebijakan remote working mempengaruhi perpajakan dan kompensasi bagi talenta yang berada di luar kota atau negara?
Pada tahap ini, perlu adanya proses diskusi antara HR, legal, serta finance sebelum melakukan sosialisasi ke seluruh karyawan.

Siapkan Infrastruktur
Apakah kerja yang dilakukan tim Anda hanya sebatas memerlukan laptop dan koneksi WiFi? Coba diskusikan beberapa pertanyaan berikut:
• Bagaimana jalur komunikasi antara pekerja remote dengan pekerja lainnya, baik yang juga bekerja secara remote atau hadir secara fisik di kantor?
• Apakah pekerja remote perlu hadir dalam rapat? Apakah perlu ada software tertentu yang digunakan?
• Bagaimana cara Anda memastikan pekerja remote di perusahaan Anda tetap merasa "terlihat" dan didengarkan?
• Apakah Anda akan menawarkan sistem reimbursement untuk memfasilitasi pekerja remote dengan fasilitas yang dibutuhkan, seperti koneksi WiFi yang memadai, kursi kerja, dan lain sebagainya?
Selain itu, keamanan siber juga perlu diperhatikan, terutama jika pekerjaan yang dilakukan perusahaan Anda banyak melibatkan dokumen penting perusahaan atau data pribadi konsumen. Pastikan concern akan privasi data ini disampaikan ke pekerja remote.

Batasan yang Jelas
Meski tidak hadir secara fisik, komunikasikan ekspektasi Anda dengan pekerja remote. Untuk pekerjaan yang sifatnya kolaboratif dan melibatkan banyak orang, perusahaan perlu membuat peraturan agar pekerja harus selalu dapat dihubungi di jam-jam tertentu.
Anda juga perlu menentukan apakah perlu ada sistem pelaporan terkait cuti yang dilakukan oleh pekerja remote, baik seharian penuh maupun setengah hari.

Tetap Rencanakan Waktu
untuk Berkolaborasi
Jadwalkan rapat mingguan, dwi mingguan, atau bulanan, agar pekerja remote mengetahui update proyek atau keadaan perusahaan terkini. Fasilitasi juga percakapan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan agar membantu menjalin hubungan yang lebih berarti antara perusahaan dengan pekerja remote.