Arsip Alat Bukti Kinerja Pemerintahan

JAKARTA - Peran kearsipan sangat penting dalam mendukung terselenggaranya pemerintahan yang baik atau good governance. Karena arsip menjadi perekam dan alat bukti kinerja pemerintahan.

"Peran penting arsip dalam pelaksanaan reformasi birokrasi berpengaruh terhadap akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, dengan menyediakan informasi autentik dan dapat dimanfaatkan oleh publik secara transparan," kata Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan RB) Tjahjo Kumolo dalam keterangannya yang diterima di Jakarta, Kamis (19/5).

Arsip, lanjut Tjahjo, menjadi kebutuhan strategis yang sangat penting bagi kepentingan negara dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik, transparansi, sekaligus melakukan perlindungan terhadap hak-hak keperdataan rakyat. "Arsip dipergunakan sebagai rekaman dari setiap aktivitas, serta menjadi alat bukti kinerja pemerintahan," ujarnya.

Dalam acara peringatan Hari Kearsipan ke-51 Tahun 2022 yang digelar di Pekanbaru, Riau, Rabu kemarin, Menteri Tjahjo juga menekankan kembali tentang pentingnya peran kearsipan. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) saat ini sudah menerapkan aplikasi Sistem Kearsipan Digital (Srikandi). Aplikasi ini sebagai upaya untuk mewujudkan good governance.

"Aplikasi Srikandi adalah aplikasi umum berbagi pakai pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Langkah tersebut juga bertujuan untuk meghilangkan silo-silo penggunaan aplikasi antar-instansi, dan lebih dari itu untuk melahirkan pemerintahan yang agile, efektif, dan efisien," katanya.

Namun kata dia, mewujudkan pemerintahan yang baik tidaklah mudah. Karena itu, ia mendorong instansi pemerintah untuk mampu mengelola arsipnya secara mandiri. Termasuk mengelola SDM dan sarana serta prasarana kearsipan yang dimilikinya. Selain itu peran arsip dalam menciptakan good governance harus didukung dengan meningkatkan jumlah arsiparis yang berkualitas. Dan menjaring tenaga potensial untuk mendukung pengembangan kearsipan.

"Arsiparis adalah pengelola informasi, bukan sekadar pengurus dokumen. Arsiparis adalah salah satu Jabatan Fungsional strategis dalam administrasi pemerintahan kita," ujarnya.

Ditambahkannya, arsip merupakan bagian penting sebagai simpul pemersatu bangsa. Dengan pengelolaan arsip yang baik dapat menjaga warisan sejarah, yang merupakan komponen utama dalam pembentukan jati diri bangsa Indonesia. Oleh sebab itu, ia berharap Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai lembaga kearsipan nasional, mampu menjamin tersedianya SDM kearsipan yang berkualitas dan berkarakter. Tenaga kearsipan yang mampu menyusun standar sarana dan prasarana kearsipan yang memadai serta membangun sistem kearsipan nasional yang andal.

Sementara itu, Kepala Badan Strategi Kebijakan Dalam Negeri Kementerian Dalam Negeri (BSKDN Kemendagri) Eko Prasetyanto Purnomo Putro, mengatakan sistem kearsipan menghadapi tantangan baru di era industri 4.0. Kondisi ini perlu direspon dengan melakukan transformasi pengelolaan arsip di instansi pemerintah melalui penerapan digitalisasi. Upaya ini diharapkan mampu mengatasi berbagai hambatan konvensional di bidang arsip. Sehingga pengelolaannya lebih efisien dan efektif.

"Melalui digitalisasi arsip, urusan yang menyangkut pemerintahan, lembaga, dan organisasi akan menjadi lebih simpel," katanya.

Eko juga mengatakan, pengelolaan arsip di instansi pemerintah harus ditangani secara khusus, mengingat pemindahan ibu kota negara baru akan dilakukan. Karena itu, dirinya mengharapkan adanya sinergitas semua pihak.. Sehingga dapat terwujud pengelolaan arsip yang ideal.

"Arsip yang masih digunakan untuk tugas pemerintahan sehari-hari akan tersedia secara digital termasuk untuk arsip yang format dan medianya non digital. Begitu juga untuk arsip instansi yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Digitalisasi akan dilakukan secara masif dengan volume arsip yang luar biasa besar," ujarnya.

Oleh karena itu, Eko mengharapkan kehadiran ANRI sebagai lembaga yang fokus mengelola arsip dapat menjadi institusi yang memimpin manajemen arsip, baik di tingkat pusat maupun di daerah. "Arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan juga harus dikoordinasikan ke ANRI," pungkasnya.