Tips "Handover" Pekerjaan

Pertanyaan :

Bu Rossa, dalam waktu dekat saya akan resign dari perusahaan tempat saya bekerja saat ini. Sebenarnya sudah jauh-jauh hari saya sampaikan niat saya ini pada atasan karena ada beberapa pertimbangan keluarga.

Karyawan baru pengganti saya sebentar lagi akan datang dan kami akan melakukan handover secara bertahap. Mohon tips-tipsnya ya Bu agar handover berjalan lancar.

Jawaban :

Mengajukan resign tidak sekadar mengirimkan surat pengunduran diri. Menjelang hari terakhir, kamu perlu melakukan proses serah terima pekerjaan (handover) kepada rekan kerja atau orang baru yang akan menggantikan posisimu di kantor.

Dengan demikian, kamu bisa mengundurkan diri tanpa beban tanggungan dan karyawan baru penggantimu tersebut bisa mulai bekerja secara efektif. Berikut adalah tips yang dilansir dari Glints untuk membantu proses serah terima pekerjaanmu lebih mudah dan lancar.

Tips Lancar Serah Terima

Pekerjaan

Selama proses handover, kamu akan "mewariskan" semua informasi, pengetahuan, tugas, dan tanggung jawab yang diemban selama ini kepada penanggung jawab baru.

Kamu mungkin juga akan mengarahkan, mengajari, dan melatihnya secara intensif selama beberapa hari atau beberapa minggu, tergantung dari seberapa banyak pekerjaan yang harus diserahterimakan.

1. Buat kerangka sesi training dan mentoring

Agar diri sendiri tidak kewalahan sewaktu handover, satu tips yang paling berguna adalah buat kerangka jadwal pelatihan sedini mungkin. Akan lebih baik jika kamu sudah mempersiapkan semua materinya langsung setelah menyerahkan surat pengunduran diri.

Mulailah dengan menjelaskan dari hal-hal yang paling mendasar, seperti proses kegiatan harian saat bekerja, rincian mengenai tugas day-to-day, hingga jadwal, strategi, dan prioritas kerja.

Setelah karyawan penggantimu mulai beradaptasi dengan kegiatan operasional harian, mulai mengenalkannya pada proyek-proyek yang lebih spesifik hingga isu-isu yang sedang berlangsung dan mempengaruhi proyek.

Manfaatkan juga kesempatan ini untuk mengupas tuntas semua aspek seputar pekerjaan secara lebih mendalam. Jangan lupa berikan waktu untuknya menanyakan hal-hal tertentu yang mungkin tidak terpikirkan olehmu agar serah terima berjalan dengan baik.

Dengan berbekal tips dan ilmu dasar selama serah terima, mereka jadi bisa tahu apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dan apa output yang diharapkan dari pekerjaan tersebut ke depannya.

2. Buat draft SOP

Setelah membuat kerangka jadwal serah terima, tips selanjutnya untuk memudahkan proses serah terima adalah menuangkannya ke dalam dokumen tertulis agar lebih jelas.

Dokumen serah terima biasanya mencantumkan:

• Informasi mendetail seputar tugas harian, deskripsi tugas, jadwal kerja, dan prioritas kerja.

• Deskripsi proses atau langkah-langkah (how-to) mengerjakan suatu jenis tugas.

• Berkas-berkas penting terkait pekerjaan yang harus diserahkan, misalnya perjanjian atau program kerja.

• Akses ke semua dokumen, spreadsheet, dan file online yang relevan.

• Daftar hal-hal penting yang harus dilakukan saat ini dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dalam waktu dekat (deadline, rencana proyek, meeting, dsb).

• Daftar kontak yang berkaitan dengan pekerjaan, meliputi klien, stakeholders, manajer, dll.

• Detail semua login dan kata sandi dari akun-akun yang relevan.

• Informasi tentang pekerjaan yang sedang berlangsung.

• Masalah yang sedang berlangsung yang mempengaruhi proyek.

• Kalender berisi rencana kegiatan dan tenggatnya.

• Panduan untuk mengakses berkas dan direktori di komputer.

Serahkan dokumen ini secara langsung pada orang yang menggantikanmu.

3. Tentukan durasinya

Menentukan seberapa lama kamu akan merampungkan proses handover menjadi tips serah terima pekerjaan yang tidak boleh terlewatkan.

Jika kamu sudah memiliki kerangka jadwal dan dokumen-dokumen pendukung pelatihannya, segera alokasikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan serah terima.

Tips dari laman CIO, lama waktu handover yang efektif dan efisien sebaiknya tidak lebih dari 2 minggu. Namun, perencanaan durasi handover dapat disesuaikan kembali tergantung kebutuhan, kondisi pada saat itu, serta tentu seberapa banyak tugas yang harus diserahkan.

4. Review proses handover

Setelah semua pekerjaan di-handover kepada karyawan baru, jadwalkan meeting terakhir bersama dirinya dan manajer atasanmu.

Mintalah penggantimu untuk menyiapkan daftar pertanyaan, kekhawatiran, sampai isu-isu tak terduga yang mungkin dihadapinya selama handover.

Jadikan meeting ini kesempatan untuk mengulas kembali segala hal yang terjadi selama proses handover untuk memastikan tidak ada yang terlupa. Pertemuan ini juga dapat sekaligus memastikan bahwa penggantimu sudah memahami peran dan tanggung jawabnya di kantor itu.

Kamu dan penggantimu juga dapat memanfaatkan meeting ini untuk meminta info, saran, atau feedback penting lainnya terkait pekerjaan serta proses serah terima dari sudut pandang manajer. Dengan begitu, masa peralihan kerja akan terasa lebih mudah.

5. Rampungkan tugas yang masih in progress

Sementara mengurus handover, tips lain dari Glints adalah usahakan selesaikan semua tugas yang masih berjalan selama proses serah terima. Dengan demikian, kamu akan meninggalkan kesan yang positif dan membangun reputasi yang baik.

Selain membuat resign jadi lebih lega karena tidak ada beban "utang", kamu juga memudahkan penggantimu untuk memulai pekerjaan barunya dari awal.

Pasalnya, menyelesaikan tugas di tengah jalan yang sudah mendekati deadline mungkin akan terasa sulit bagi orang yang belum paham betul seluk-beluk cara kerjanya.

Tips dari Florence, jadikan juga kesempatan di akhir ini sebagai ajang untuk "buka-bukaan" terkait isu atau masalah pekerjaan lain yang mungkin tidak terpikir olehmu untuk disampaikan selama proses serah terima. Proses serah terima membutuhkan kejujuran. Jangan ada yang ditutup-tutupi. Sebab, proses ini akan secara langsung memengaruhi bagaimana karyawan baru dapat menyesuaikan pekerjaan mereka. Bahkan tugas remeh yang kamu anggap tidak penting, seperti jadwal kunci pintu tiap pulang lembur, penting untuk disampaikan.

6. Tawarkan kontak pribadi

Beri tahu karyawan baru bagaimana cara menghubungi kamu dan sampaikan bahwa dirinya bisa mengontakmu jika membutuhkan bantuan untuk masalah tertentu atau saran tertentu.

Tips serah terima ini berguna karena meski kamu sudah tidak lagi bekerja di kantor tersebut, kesediaan untuk dihubungi akan meninggalkan kesan yang baik pada rekan-rekan kerja yang masih aktif di sana.

Itulah tips-tips serah terima pekerjaan yang akan mempermudah prosesresign-mu dan juga meninggalkan kesan positif serta profesional.