Mengenal Lebih Jauh Tentang Filosofi "Kaizen"

Pertanyaan:

Bu Rossa, seorang teman menyarankan untuk menerapkan filosofi kaizen untuk meningkatkan performa bisnis. Mohon advisnya Bu, seperti apa sebenarnya filosofi ini dan bagaimana cara menerapkan. Terima kasih.

Jawaban:

Kaizen adalah filosofi bisnis yang dikembangkan di Jepang sekitar era '50-an. Sebagaimana lazim diketahui, filosofi kerja asal Jepang memang sering diadaptasi oleh banyak orang. Kaizen jadi salah satu yang banyak menjadi contoh di berbagai perusahaan.

Lalu, seperti apa penerapan filosofi yang berasal dari negeri Sakura ini?

Istilah kaizen diambil dari bahasa Jepang yang artinya perbaikan, perubahan menjadi lebih baik, atau perbaikan berkelanjutan. Kaizen telah terkenal menjadi filosofi strategi bisnis untuk membuat perubahan kecil, tetapi terus-menerus menjadi lebih baik dalam operasi perusahaan.

Perubahan ini dapat berkisar dari langkah-langkah manufaktur hingga produktivitas, inventaris, atau masalah kontrol kualitas.

Menurut Kartalegal, kaizen lebih tepat disebut sebagai budaya perusahaan karena kaizen didasarkan pada komunikasi dan kerja sama di antara seluruh elemen perusahaan. Filosofi kaizen melakukan perbaikan dari hal-hal kecil yang dapat membuat proses produksi lebih efisien dan terstandarisasi, terutama di bidang berikut ini:

• Kualitas, mulai dari produk, praktik terbaik, dan proses bisnis,

• Biaya, seperti bahan, energi, dan sumber daya,

• Pengiriman, termasuk waktu pengiriman dan aktivitas non nilai tambah,

• Manajemen, mulai dari pelatihan, sikap, alur kerja, hingga dokumentasi,

• Keselamatan dan kondisi kerja.

Terdapat dua bentuk penerapan dari filosofi kaizen, di antaranya adalah:

Perencanaan

Dalam tahap perencanaan, kaizen membuat rancangan yang berfokus pada peningkatan area tertentu di dalam perusahaan.

Rancangan ini dapat melibatkan seluruh elemen perusahaan dari berbagai tingkatan. Namun, fokus dari perencanaan ini terletak pada keterlibatan tim product development.

Filosofi perusahaan

Seperti yang disebutkan sebelumnya, kaizen dapat diterapkan sebagai budaya perusahaan. Sebagai filosofi, kaizen berfokus membangun budaya di mana semua karyawan secara aktif terlibat dalam perkembangan perusahaan.

Mengapa "kaizen" penting?

Kaizen mengembangkan kondisi di mana semua karyawan sangat terlibat. Ketika diterapkan dengan sukses dan jelas, kaizen memenuhi tiga kebutuhan esensial karyawan berikut ini:

• Perasaan terhubung dengan tujuan organisasi yang lebih besar, dengan pekerjaan dan rekan kerja,

• Kesempatan untuk berpikir dan memecahkan masalah yang ada dengan solusi yang kreatif, namun praktis,

• Rasa memiliki dan kesadaran selama proses berlangsung.

Menerapkan filosofi kaizen adalah salah satu cara untuk melibatkan tim Anda, termasuk dalam mengembangkan budaya perusahaan yang berkelanjutan. Keterlibatan yang aktif memiliki dampak langsung pada proses bisnis dan kesuksesan. Saat Anda dapat memberdayakan seluruh anggota tim untuk berpartisipasi, mereka akan dapat bekerja dengan lebih efektif.

Penerapan filosofi "kaizen"

Meski kaizen adalah filosofi yang lebih banyak diterapkan dalam perusahaan skala besar, Anda bisa mengimplementasikan filosofi ini untuk pengembangan tim Anda. Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk menerapkan filosofi kaizen.

Analisis performa saat ini

Jika Anda ingin mengembangkan tim, lakukan analisis terhadap performa tim Anda saat ini. Anda bisa menggunakan performance appraisal sebagai panduan dalam melakukan analisis.

Bersikaplah kritis ketika melakukan analisis. Sikap ini diperlukan untuk membuat perubahan yang berdampak dan bertahan lama.

Pikirkan dari hal terkecil

Terkadang, ketika merancang sebuah ide, kita terpaku pada ide yang besar. Padahal, ide kecil pun bisa berdampak besar dalam jangka panjang.

Ide sederhana seperti mengkonsolidasikan rapat atau mengatur waktu untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dapat berpengaruh besar pada produktivitas tim Anda. Ajaklah seluruh anggota tim untuk membuat perubahan dalam proses kerja baik secara kelompok ataupun individu.

Lingkungan yang saling

mendukung

Ciptakanlah lingkungan yang mendukung anggota tim untuk berbicara atau berpendapat. Buatlah mereka merasa nyaman mengenali titik kelemahan atau berpikir ada cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.

Namun, ketika sebuah ide tidak berhasil seperti yang mereka bayangkan, melakukan perbaikan adalah hal yang disarankan dalam filosofi kaizen.

Jangan menuntut kesempurnaan

Metodologi kaizen tidak diterapkan untuk menyempurnakan sistem atau proses, melainkan untuk memperbaiki sistem atau proses tersebut agar lebih efektif.

Terlepas dari seberapa baik segala sesuatunya berjalan, selalu ada cara untuk meningkatkannya, mulai dari pengembangan fitur produk hingga cara mengelola proyek.

Akui kesuksesan

Rayakan keberhasilan peningkatan, betapapun kecilnya. Jika Anda memiliki anggota tim yang benar-benar ingin membantu meningkatkan bisnis, produk, atau pengalaman konsumen Anda, itulah anggota tim yang perlu dipertahankan.

Gunakan metode manajemen lainnya

Kaizen adalah pola pikir untuk selalu mencari cara untuk melakukan peningkatan. Namun, ketika diimplementasikan, Anda mungkin merasa metode lain dapat lebih efektif jika digunakan.

Ada banyak jenis metode project management lainnya yang bisa digunakan. Metode yang paling umum digunakan bersamaan dengan kaizen di antaranya adalah metode SMART (specific, measurable, attainable, relevant, and timely).

Akan tetapi, Anda bisa memilih metode apa saja yang menurut Anda efektif diterapkan dalam tim. Bahkan bisa juga menggunakan berbagai metode tersebut bersamaan dengan kaizen.

Nah, itu dia hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang apa itu filosofi kaizen beserta penerapannya. Semoga bermanfaat.