Mengapa Perusahaan Baik Besar Maupun Kecil Perlu Menggunakan Payroll Software?

Seiring berkembangnya bisnis, yang ditandai dengan menjamurnya perusahaan multinasional, start-up maupun Usaha Kecil dan Menengah (UKM), jumlah para karyawan juga meningkat. Kehidupan para karyawan ini tergantung pada pemberian gaji secara rutin.

Jadi, sangat penting bagi beberapa perusahaan ini untuk memastikan bahwa para karyawan nya menerima gaji dengan tepat waktu dan akurat. Masalah yang sering terjadi adalah proses perhitungan gaji memakan waktu lama, salah menghitung gaji, karyawan menerima gaji terlambat, ada karyawan yang telah resign masih menerima gaji, hingga karyawan komplain mengenai jumlah gaji.

Para pemilik usaha mulai menyadari bahwa menghitung gaji karyawan dengan spreadsheet tidaklah cukup, mereka harus menggunakan payroll software. Mari kenali lebih lanjut seputar payroll software bersama-sama dengan menyimak artikel ini.

Apa Itu Payroll?

Sebelum membahas tentang payroll software, ada baiknya kita perjelas dulu apa yang dimaksud dengan payroll? Dilansir dari situs Talenta istilah "gaji" sebenarnya merujuk pada karyawan yang mendapatkan kompensasi dari perusahaan dimana mereka bekerja.

Namun, kebanyakan perusahaan umumnya menggunakan istilah tersebut untuk merujuk pada uang yang dibayarkan kepada para karyawan atau berbagai catatan yang menjelaskan berapa banyak uang yang diinginkan oleh setiap karyawan.

Gaji bisa mempengaruhi setiap aspek organisasi, mulai dari reputasi perusahaan sampai moral para karyawannya. Salah satu motivasi karyawan untuk bekerja dalam perusahaan juga gaji. Jika mereka merasa gajinya kurang, mereka akan cenderung bekerja kurang maksimal bahkan berhenti dari pekerjaan.

Definisi payroll dari sisi akuntansi dan ekonomi adalah suatu metode penggajian yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan agar proses penggajian para tenaga kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Payroll juga dapat mengacu ke perusahaan, departemen, sistem atau perangkat lunak (software) yang dipakai untuk memproses perhitungan gaji termasuk pajak dan BPJS.

Perhitungan tersebut berdasarkan jam kerja atau jumlah hari dalam satu pekan yang ditambah dengan jumlah keseluruhan jam kerja seorang karyawan dalam satu bulan, tunjangan upah lembur, tunjangan hari raya, dan deduksi berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 156.

Sistem penggajian dapat diproses oleh setiap perusahaan secara berkala, mulai dari mingguan, dua bulanan, bulanan atau harian.

Proses penggajian merupakan fungsi yang sangat penting dari bisnis apapun serta membutuhkan pemahaman tentang hukum terbaru, pengetahuan pajak secara mendetail untuk menentukan pemotongan (withholding) dan pengarsipan yang tepat, dan metode yang sangat terorganisir dan dapat diandalkan untuk membayar jumlah uang kepada para karyawan.

Setiap perusahaan mungkin memiliki struktur penggajian sendiri yang terdiri dari berbagai komponen penggajian yang unik dan tidak dimiliki perusahaan lain.

Pengertian Payroll Software

Payroll software adalah jenis software yang memudahkan perusahaan dalam menghitung gaji karyawan mereka. Seringkali. perhitungan tersebut juga memasukan unsur data kehadiran karyawan, lembur, uang makan, tunjangan, BPJS dan PPh ps 21. Software ini biasanya tergabung atau menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan.

Dengan software penggajian ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem. Kemudian sistem tersebut akan otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.

Banyak perusahaan menggunakan payroll software terutama karena ia mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji di total dan dibayarkan kepada karyawan serta membuat proses tersebut lebih cepat dengan minim kesalahan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Payroll Software?

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara akurat dan teratur tanpa adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan payroll software adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh, apalagi jika Anda memiliki perusahaan besar.

Perusahaan tak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji dengan menggunakan software ini karena dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem dan semakin meminimalisir human error.

Manfaat Payroll Software

Penggunaan software ini akan menghemat waktu dan energi, mengontrol biaya gaji karyawan dan juga mengeliminasi kesalahan. Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan dapat diselesaikan dalam waktu singkat sehingga memungkinkan divisi Finance dan HRD bisa mengerjakan tugas lainnya.

Di samping itu, memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri tanpa harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga akan lebih bermanfaat bagi perusahaan. Selain semakin menghemat pengeluaran, kepemilikan software sendiri juga bisa menghilangkan potensi miscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang harus berinteraksi.

Fungsi Payroll Software

1. Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji

Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan. Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem payroll software tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

2. Membuat Formulir Pajak

Ada beberapa Payroll software yang mampu membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak bersangkutan.

3. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan. Mengingat payroll software dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data lama juga bisa dihapus dengan mudah jika sudah tak diperlukan.

4. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama, dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem payroll software yang dipilih. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing.

Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada payroll software yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

5. Self-Service

Penggunaan payroll software memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya. Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.

6. Cloud Based Software

Saat ini hampir semua payroll software sudah berbasis cloud, sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet. Sistem berbasis cloud ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

7. Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa. Bersama dengan pihak Accounting, Anda bisa menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan Anda dengan cepat dan mudah.

Payroll software adalah program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait payroll. Manfaat yang didapat dari software ini adalah aman, praktis, akurat dan (terutama untuk software berbasis cloud) dapat diakses dari mana saja. Jika Anda ingin mencoba Payroll software Indonesia ini, gunakan Talenta.

Selain payroll software, Talenta juga dilengkapi dengan aplikasi absensi sehingga proses perhitungan gaji karyawan bisa dikerjakan dengan cepat, akurat, dan tersimpan dengan aman.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.