Langkah-Langkah Memutuskan Hubungan Kerja

Pertanyaan:
Bu Rossa, sebagai seorang manajer baru, saya belum berpengalaman dalam memutuskan hubungan kerja dengan karyawan. Apalagi di era yang sulit seperti saat ini, tentu menambah berat beban ketika harus memecat karyawan.
Saat ini ada seorang bawahan saya yang sudah cukup lama bermasalah, sudah ditegur berkali-kali dan rencananya akan dipecat. Mohon advisnya Bu, bagaimana langkah-langkah yang bijak dalam memecat karyawan agar dapat diterima dengan baik.

Jawaban:
Memutuskan hubungan kerja atau memecat karyawan bukanlah hal yang mudah bagi seorang pemimpin perusahaan, namun hal ini terkadang tidak bisa dihindari. Terlebih lagi di era pandemi seperti saat ini dimana banyak sekali perusahaan yang mengalami krisis dan mau tidak mau harus melakukan perampingan.
Selain itu juga banyak alasan lain yang menyebabkan perusahaan harus mem-PHK karyawannya. Namun, sebagai seorang pemimpin yang bijak, sebelum menetapkan keputusan untuk memutus hubungan kerja, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui. Berikut ini penjelasan alasan di balik pemutusan hubungan kerja, komponen-komponen yang perlu disiapkan, serta cara memutus hubungan kerja karyawan yang sebaiknya dilakukan.

Alasan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kinerja karyawan Anda tidak sesuai ekspektasi? Meski hal tersebut tentu mengecewakan, apakah valid untuk memutus hubungan kerja berdasarkan hal tersebut? Pada dasarnya, ada beberapa kategori alasan pemutusan hubungan kerja, antara lain:
• Inkompetensi atau kurangnya produktivitas atau kualitas kerja karyawan yang buruk.
• Pembangkangan seperti perilaku tidak jujur atau melanggar aturan yang telah ditentukan oleh perusahaan.
• Absensi yang terlalu sering atau keterlambatan yang tidak wajar.
• Pencurian atau perilaku kriminal, termasuk menukar rahasia perusahaan untuk sejumlah insentif atau dengan maksud menjatuhkan.
• Pelecehan seksual dan perilaku diskriminatif di tempat kerja.
• Melakukan kekerasan fisik atau ancaman kepada karyawan lain.
Enam hal di atas dapat berpengaruh ke banyak hal, tidak hanya pada keberlangsungan perusahaan, namun juga reputasi bisnis Anda secara umum. Oleh karena itu, jika Anda menemukan karyawan Anda melakukan salah satu hal di atas, Anda dapat memutus hubungan kerja.

Mengapa Proses Pemutusan Hubungan Kerja Harus Baik?
Meski demikian, layaknya kesepakatan kerja yang dimulai dengan baik, sebaiknya pemutusan hubungan kerja juga dilakukan dengan cara yang baik.
Ketentuan pemutusan hubungan kerja (PHK) sudah diatur dalam perundang-undangan Indonesia, oleh karena itu penting agar cara memutus hubungan kerja dilakukan dengan langkah dan mekanisme yang benar. Hal ini dilakukan untuk menghindari langkah yang dapat memperburuk keadaan bagi kedua belah pihak.
Langkah-Langkah Sebelum Memutus Hubungan Kerja
Apapun alasan di balik diberhentikannya karyawan, pemutusan hubungan kerja tetap perlu dipersiapkan dengan strategis. Tujuannya untuk mencegah kekurangan staf, hubungan yang tidak baik dengan karyawan yang akan diberhentikan, serta masalah hukum yang akan muncul di kemudian hari.
Beberapa hal yang sebaiknya Anda siapkan sebelum memutus hubungan kerja, yaitu:

a. Cari Tahu Histori Performa Kinerja Karyawan
Kapan performa karyawan tersebut terindikasi mulai menurun? Faktor-faktor apa yang kira-kira mendasarinya? Pastikan alasan memutus hubungan kerja karyawan didasarkan pada pengukuran yang terdata seperti Key Performance Indicatory (KPI) atau metode penilaian kinerja karyawan lainnya.
Sebelum memutuskan hubungan kerja, ada baiknya penurunan kinerja ini direspons dengan sesi one-on-one sehingga karyawan pun paham akan kekhawatiran Anda mengenai performa mereka. Bagaimanapun, performa karyawan juga dapat dipengaruhi oleh faktor eksternal.
Namun, jika dalam jangka waktu yang cukup lama karyawan tidak menunjukkan perkembangan, maka hal ini dapat menjadi salah satu alasan yang tepat untuk melanjutkan proses PHK.

b. Siapkan Data Pendukung
Saat memutus hubungan kerja, perusahaan perlu mengkomunikasikan alasan yang jelas dan terukur. Oleh karena itu, kumpulkan data yang menerangkan pertimbangan perusahaan hingga akhirnya harus berakhir pada PHK. Misalnya, bentuk pelanggaran yang dilakukan karyawan, performance review, absensi kehadiran, atau dokumen lain yang bisa menjadi pendukung PHK.

c. Siapkan surat
pemberitahuan resmi
Dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 37 telah ditentukan bahwa perusahaan harus memberikan surat pemberitahuan resmi kepada karyawan paling lama 14 hari kerja sebelum pemutusan hubungan kerja. Jika pemutusan hubungan kerja dilakukan dalam masa percobaan, maka surat diberikan setidaknya 7 hari kerja.

d. Menyiapkan uang
kompensasi
Jika akhirnya terjadi pemutusan hubungan kerja, perusahaan wajib menyiapkan dan memberikan uang kompensasi kepada karyawan dengan besaran seperti yang sudah diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 40 ayat (2).
Tips Komunikasi Ketika Memutus Hubungan Kerja
Saat memutus hubungan kerja, ingat bahwa tindakan ini berdasar pada intensi yang baik yaitu memastikan keberlangsungan perusahaan kedepannya. Intensi baik ini sebaiknya dikomunikasikan dengan cara yang baik pula.
Berikut cara memutus hubungan kerja yang disarankan:
• Meminta bantuan HR dalam proses PHK dan menjawab pertanyaan yang sekiranya akan muncul dari karyawan.
• Menunjukkan simpati kepada karyawan, seperti meyakinkan bahwa kemampuannya dapat berguna di tempat lain atau menawarkan untuk menjadi referensi untuk mendapatkan pekerjaan selanjutnya.
• Mengkomunikasikan keputusan ini kepada tim terkait, tanpa membeberkan secara detail dasar keputusan diambil.
• Menggunakan kata-kata yang sederhana, langsung kepada inti tanpa menjatuhkan atau dengan maksud menyakiti karyawan.
Jika Anda melakukan PHK dengan alasan yang kuat dan cara penyampaian yang benar, diharapkan tidak ada pihak yang dirugikan. Perlu diingat bahwa cara perusahaan memperlakukan karyawan selama bekerja sampai perjanjian kerja berakhir dapat menentukan reputasi perusahaan Anda.