Grab for Business dan SAP Concur Integrasikan Pengelolaan Pengeluaran Perjalanan Bisnis

SINGAPURA — Meningkatnya aktivitas perjalanan bisnis di Asia Tenggara mendorong perusahaan mencari cara yang lebih efisien untuk mengelola mobilitas sekaligus pengeluaran karyawan. Salah satu persoalan yang masih dihadapi adalah pencatatan biaya perjalanan yang dilakukan melalui berbagai layanan dan sistem secara terpisah.

Grab for Business dan SAP Concur merespons persoalan tersebut melalui integrasi Grab for Business dengan Concur Expense. Integrasi ini memungkinkan transaksi perjalanan bisnis, pemesanan makanan, dan layanan pengantaran yang dilakukan melalui Work Profile di aplikasi Grab tersambung secara otomatis dengan sistem pengelolaan pengeluaran Concur Expense.

Dengan mekanisme tersebut, transaksi yang memenuhi syarat dapat tercatat secara otomatis sehingga karyawan tidak perlu memasukkan data pengeluaran secara manual. Bagi perusahaan, integrasi ini ditujukan untuk menyederhanakan proses pelaporan, meningkatkan visibilitas terhadap pengeluaran, serta membantu memastikan biaya yang dikeluarkan sesuai dengan kebijakan perjalanan bisnis.

“Perjalanan bisnis memiliki peran penting dalam membantu perusahaan memperkuat hubungan dengan pelanggan, menjangkau pasar baru, sekaligus menjaga kelancaran operasional sehari-hari. Namun, masih banyak perusahaan yang mengelola perjalanan dan pengeluaran melalui sistem yang terpisah-pisah,” ujar Valerie Khoo, Regional Head of Grab for Business melalui siaran pers pada hari Senin (14/9).

Menurut Khoo, pemisahan sistem tersebut tidak hanya menambah pekerjaan administratif, tetapi juga membuat perusahaan kesulitan memperoleh gambaran menyeluruh mengenai pengeluaran perjalanan bisnis.

“Bersama SAP Concur, kami dapat menghubungkan mobilitas bisnis dengan pengelolaan pengeluaran dalam satu proses yang lebih terintegrasi, sehingga perusahaan dapat mengotomatisasi pelaporan biaya sekaligus memperoleh visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas pengeluaran perjalanan bisnis,” katanya.

Perjalanan Bisnis Asia Pasifik Tembus US$700 Miliar

Integrasi tersebut hadir ketika pasar perjalanan bisnis di Asia Pasifik terus mengalami pertumbuhan. Berdasarkan data Global Business Travel Association (GBTA), kawasan Asia Pasifik diproyeksikan tetap menjadi pasar perjalanan bisnis terbesar di dunia pada 2026, dengan nilai pengeluaran perjalanan bisnis mencapai sekitar US$700,9 miliar.

Indonesia menjadi salah satu pasar dengan pertumbuhan yang cukup kuat. Nilai perjalanan bisnis di Indonesia diproyeksikan tumbuh 12,6% pada tahun yang sama.

Pertumbuhan tersebut membuat perusahaan tidak hanya perlu memperhatikan mobilitas karyawan, tetapi juga cara mengelola biaya yang muncul selama perjalanan. Transportasi darat, konsumsi untuk kebutuhan bisnis, serta layanan pengantaran merupakan sejumlah pengeluaran yang dapat terjadi dengan frekuensi tinggi.

Ketika transaksi tersebut masih dikelola melalui sistem yang berbeda atau proses manual, perusahaan dan karyawan harus melakukan pekerjaan administratif tambahan. Kondisi itu juga dapat menyulitkan bagian keuangan dalam memperoleh data pengeluaran secara menyeluruh.

Kesenjangan antara Penggunaan dan Pengelolaan Ride-Hailing

Persoalan tersebut terlihat dalam riset Grab for Business bersama GBTA mengenai perjalanan bisnis di Asia Tenggara. Riset itu menunjukkan adanya kesenjangan antara penggunaan layanan mobilitas oleh pelaku perjalanan bisnis dan mekanisme resmi perusahaan dalam mengelolanya.

Sebanyak 95% pelaku perjalanan bisnis yang disurvei menggunakan layanan ride-hailing seperti Grab untuk perjalanan bisnis. Namun, hanya 58% perusahaan yang memiliki mekanisme khusus untuk mengelola penggunaan layanan tersebut dalam program perjalanan bisnis perusahaan.

Kesenjangan tersebut menunjukkan bahwa penggunaan teknologi mobilitas oleh karyawan berkembang lebih cepat dibandingkan sistem administrasi perusahaan yang mengikutinya.

Masalah administrasi juga terlihat dari proses pengajuan biaya. Sebanyak 57% pelaku perjalanan bisnis menyatakan menunda pengajuan laporan pengeluaran atau klaim reimbursement, atau menganggap proses tersebut sebagai beban administratif.

Hampir separuh responden bahkan menghabiskan waktu lebih dari 20 menit untuk menyelesaikan satu laporan pengeluaran setelah melakukan perjalanan bisnis.

Transaksi Dicatat Otomatis

Integrasi Grab for Business dengan Concur Expense dirancang untuk memangkas sebagian pekerjaan manual tersebut. Ketika karyawan menggunakan Work Profile di aplikasi Grab untuk transaksi yang memenuhi syarat, informasi transaksi dapat disinkronkan secara otomatis ke Concur Expense.

Data tersebut mencakup transaksi perjalanan, pemesanan makanan, dan layanan pengantaran yang memenuhi ketentuan integrasi. Dengan pencatatan otomatis, karyawan tidak perlu kembali memasukkan satu per satu informasi transaksi ketika mengajukan laporan pengeluaran.

Bagi perusahaan, data yang tersinkronisasi dapat membantu proses pemantauan pengeluaran dan penerapan kebijakan perjalanan bisnis. Tim keuangan juga dapat memperoleh informasi pengeluaran dengan cara yang lebih terstruktur dibandingkan mengandalkan laporan manual.

Dari sisi tata kelola, integrasi semacam ini juga dapat membantu mempersempit jarak antara cara karyawan menggunakan layanan mobilitas dan cara perusahaan memantau serta mengendalikan biaya yang muncul dari penggunaan tersebut.

Integrasi Grab for Business dengan SAP Concur tersedia melalui SAP Concur App Center bagi pelanggan Grab for Business di Asia Tenggara. Kolaborasi tersebut menjadi bagian dari upaya menghubungkan layanan mobilitas dengan sistem pengelolaan pengeluaran perusahaan dalam satu alur digital.

Dengan meningkatnya perjalanan bisnis di kawasan Asia Pasifik, kebutuhan terhadap pengelolaan biaya yang lebih terintegrasi diperkirakan semakin penting. Bagi perusahaan, tantangannya bukan hanya memastikan karyawan dapat melakukan perjalanan secara efisien, tetapi juga memastikan setiap pengeluaran dapat dicatat, dipantau, dan dikelola sesuai kebijakan.