Tips Tingkatkan Disiplin Kerja di Kantor

Pertanyaan:

Bu Rossa, saya baru sebulan diangkat menjadi HRD manajer. Salah satu isu terpenting yang dihadapi perusahaan saat ini adalah banyaknya pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan oleh karyawan. Mohon advisnya Bu, apa yang harus dilakukan agar para karyawan bisa kembali menegakkan disiplin.

Jawaban:

Disiplin kerja para karyawan di kantor adalah salah satu hal yang sangat penting. Penurunan disiplin kerja karyawan bisa mengakibatkan keadaan yang tidak kondusif di kantor dan merugikan perusahaan.

Dibutuhkan berbagai aturan penegakan kedisiplinan untuk membuat karyawan agar dapat tetap bekerja sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan. Tanpa adanya aturan, sulit untuk menerapkan disiplin kerja karena para karyawan cenderung akan melakukan berbagai hal sesuai dengan keinginan mereka.

Umumnya, departemen HRD bertugas untuk menetapkan aturan yang harus dipatuhi oleh seluruh karyawan termasuk para manajer. Tetapi, meskipun aturan sudah dibuat, belum tentu semua orang akan mematuhinya dengan baik.

Berikut ini tips-tips untuk menciptakan disiplin kerja di kantor:

1. Berikan contoh spesifik
perilaku negatif

Cara pertama untuk menciptakan disiplin kerja di kantor adalah dengan memberitahu secara spesifik pada karyawan tentang perilaku negatif seperti apa yang telah dilakukan. Ketika menegur karyawan karena sebuah kesalahannya, pihak perusahaan harus bisa menjelaskan secara spesifik kesalahan seperti apa yang telah dilakukan oleh karyawan tersebut dan menjelaskan kerugian dari perilakunya tersebut bagi dirinya sendiri dan juga rekan-rekan kerjanya yang lain.

2. Perjelas siapa pengambil
keputusan

Untuk menciptakan disiplin kerja, karyawan juga harus diberitahu secara jelas siapa yang menjadi pengambil keputusan dalam perekrutan dan juga pemecatan. Jika karyawan melakukan pelanggaran maka manajer yang akan mengambil keputusan namun HRD tetap membantu untuk mengeksekusi dan memastikan agar setiap proses berjalan dengan lancar.

3. Beritahu karyawan apa yang
harus dilakukan ketika
melihat sebuah pelanggaran

Cara selanjutnya untuk menciptakan disiplin kerja adalah dengan memberitahu karyawan langkah-langkah apa yang harus dilakukan ketika melihat sebuah pelanggaran. Setiap perusahaan tentunya memiliki peraturan disiplin kerja yang berbeda. Intinya, setiap karyawan harus mengerti pada peraturan tersebut sehingga tidak akan mengambil langkah yang salah dan pelanggaran yang dilaporkan juga dapat ditindak dengan objektif.

4. Pastikan karyawan
mengetahui kode etik kantor dan setiap revisinya

Tidak mungkin menciptakan disiplin kerja jika karyawan tidak mengerti sepenuhnya tentang kode etik dan berbagai peraturan yang ada di kantor. Pastikan karyawan baru mendapatkan salinan dari berbagai peraturan (bisa tertulis di dalam kontrak kerja) dan memahaminya. Setiap ada perubahan kebijakan perusahaan yang berubah pastikan semua karyawan mendapatkan revisi terbarunya. Semakin karyawan mengerti dan memahami kode etik yang ada maka akan semakin mudah mewujudkan disiplin kerja di kantor.

5. Pemimpin sebagai contoh

Seorang pemimpin memang sudah sepatutnya menjadi contoh bagi bawahannya. Pemimpin yang baik akan mampu memotivasi dan juga memberikan contoh baik pada karyawannya. Jika karyawan sudah menjadikan pemimpinnya sebagai panutan, maka akan lebih mudah untuk mengajarkan disiplin kerja pada karyawan melalui pemimpinnya.

6. Reward and punishment

Setiap pelanggaran disiplin kerja pastinya akan mendapatkan hukuman (punishment). Perusahaan juga seharusnya memberikan penghargaan (reward) pada karyawan yang memiliki disiplin kerja tinggi. Dengan adanyarewarduntuk karyawan yang memiliki disiplin kerja tinggi, tentunya akan memotivasi karyawan lainnya untuk semakin patuh pada peraturan dan kode etik yang ada.

7. Bedakan masalah kinerja dan
pelanggaran kode etik

Perusahaan harus memiliki cara yang berbeda dalam mengatasi masalah kinerja karyawan dan pelanggaran kode etik karyawan. Keduanya memang berhubungan dengan disiplin kerja dan bisa berakhir dengan pemutusan hubungan kerja.

Bagi karyawan yang memiliki kinerja di bawah rata-rata standar perusahaan, bisa ditegur dan diberi kesempatan agar mampu meningkatkan kembali standar kerjanya. Sedangkan bagi karyawan yang melanggar kode etik, maka harus langsung ditindak sesuai dengan peraturan yang ada.

8. Jangan tunggu masalah men jadi besar

Jika ingin menciptakan disiplin kerja, maka jangan tunggu masalah menjadi besar untuk menindaklanjutinya. Ketika karyawan melakukan kesalahan kecil dan perusahaan tidak menegur, maka bisa dianggap perusahaan menyetujui sikap tersebut.

9. Konsisten pada aturan

Manajemen harus bisa bersikap tegas pada karyawan, tetapi jangan sampai juga bersikap terlalu menghakimi. Beritahu secara jelas apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan, agar karyawan dapat mengetahui bagaimana cara memperbaiki kesalahannya. Yang terpenting adalah, taat pada aturan, perlakukan setiap karyawan dengan perlakuan yang sama. Manajemen yang dianggap tidak konsisten tentunya akan memberikan kesan kurang baik pada perusahaan yang mungkin kedepannya dapat memicu menurunnya disiplin kerja.