Tips Mendelegasikan Pekerjaan Secara Efektif dan Efisien

Pertanyaan:
Bu Rossa, baru sebulan yang lalu saya diangkat menjadi team leader untuk sebuah project yang cukup penting di perusahaan. Anggota tim saya cukup banyak, ada 20 orang dengan karakter, kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Saya dituntut untuk dapat membagi dan mendelegasikan tugas pada setiap anggota tim dengan tepat agar hasil yang diharapkan dapat tercapai.
Mohon advisnya Bu, bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan secara efektif dan efisien
Jawaban:
Apa yang dimaksud dengan delegasi? Menurut Charles J Keating, delegasi adalah upaya pemberian sebagian tanggung jawab kepada pihak lain. Dari kamus Cambridge, delegasi didefinisikan sebagai sekelompok orang yang dipilih untuk mewakili kelompok yang lebih besar.
Tujuan dan manfaat delegasi untuk para leader adalah agar bisa lebih fokus pada pekerjaan lain yang lebih penting seperti membuat keputusan, dan membantu para leader dalam menilai dan membuat kebijakan yang tepat.
Untuk para anggota tim atau bawahan tujuan dilakukannya delegasi adalah agar setiap anggota dalam organisasi memiliki peran penting sesuai dengan kemampuannya, memotivasi setiap anggota tim untuk lebih fokus pada target dan kualitas yang ingin dicapai serta membuat para anggota tim berkembang dan bertumbuh serta sebagai media pembelajaran.

Cara Melakukan Delegasi Seorang Leader
Dilansir dari artikel Harvard Business Review berjudul "8 Ways Leaders Delegate Successfully", penulis Jeffrey Pfeffer dan Charles O'Reilly mengatakan bahwa ada bukti yang menunjukkan bahwa delegasi lebih memungkinkan untuk pembuat keputusan dapat meningkatkan produktivitas, moral dan komitmen, dan itu semua mempengaruhi budaya perusahaan.
Beberapa cara berikut dapat membantu para atasan untuk bisa mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada para anggota timnya seperti:

1. Pilih orang yang tepat
Memilih orang yang tepat bukan selalu tentang siapa yang dapat melakukannya, tapi juga bisa dengan siapa yang butuh untuk meningkatkan kemampuannya, siapa yang memiliki kapasitas untuk mengerjakannya, siapa yang terlihat tertarik, siapa yang siap untuk untuk tantangan ini, siapa yang melihat pekerjaan ini sebagai penghargaan.

2. Jelaskan tugas dan tanggung jawab
Ketika sudah memilih orang yang tepat untuk suatu pekerjaan, pastikan bahwa orang yang dipilih sudah benar-benar mengerti tanggung jawab dan seberapa besar tanggung jawab yang dipikulnya itu. Karena orang-orang sering ingin mengetahui seberapa besar tanggung jawabnya terhadap tugas, tim, teknik dan waktu.

3. Jelaskan hasil yang diharapkan
Setelah menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepada seseorang, jelaskan hasil yang diharapkan dari pekerjaan tersebut secara detail. Hal ini termasuk menjelaskan ekspektasi tentang hasil (apa ini), bagaimana tugas tersebut sesuai dengan gambaran yang lebih besar (mengapa kita melakukan ini), dan kriteria untuk mengukur kesuksesan (bagaimana hasilnya terlihat ketika selesai dikerjakan).

4. Pastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan
Dalam menjalankan tanggung jawab dan pekerjaan pastikan tim atau orang yang mengerjakannya memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan, baik itu pelatihan, pendanaan, peralatan, waktu, ruang pribadi untuk diri sendiri, prioritas yang disesuaikan atau bantuan dari orang lain.
Halaman Selanjutnya....