Tips Jitu "Manpower Planning"

Pertanyaan:

Bu Rossa, kami diperintahkan pimpinan kami untuk menyiapkan perencanaan manpower perusahaan untuk lima tahun ke depan. Mohon advis Bu Rossa, apa saja tahapannya dan bagaimana penjelasan untuk tiap tahapan tersebut. Terima kasih Bu.

Jawaban:

Manpower planning atau yang juga disebut sebagai perencanaan sumber daya manusia adalah perencanaan yang terdiri dari menempatkan jumlah orang yang tepat, jenis orang yang tepat di tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan melakukan hal-hal yang tepat untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses yang berkelanjutan yang tidak pernah berakhir karena fungsinya adalah untuk memastikan bahwa bisnis atau perusahaan memiliki sumber daya yang dioptimalkan.

Para praktisi dan divisi sumber daya manusia sangat direkomendasikan untuk membuat perencanaan sumber daya manusia ini untuk mengetahui apa yang sudah dicapai di tahun ini dan tahun sebelumnya serta apa yang ingin diraih di tahun-tahun berikutnya. Apalagi hidup adalah sesuatu yang dinamis, dengan setiap peristiwa yang mungkin terjadi seperti perubahan dinamika industri, peningkatan persyaratan bisnis, keterampilan yang dibutuhkan untuk teknologi tertentu, dan lain-lain, kebutuhan akan sumber daya pasti mengalami perubahan.

Segera lakukan perencanaan sumber daya atau manpower planning untuk mempersiapkan dan memantau pertumbuhan sumber daya di masa depan. Berikut ini tahapan perencanaan tenaga kerja perusahaan:

Penetapan tujuan "manpower planning"

Perencanaan tenaga kerja pada dasarnya merupakan bagian dari perencanaan organisasi. Manpower planning tidak berdiri sendiri, sebab kebutuhan SDM muncul karena adanya rencana bisnis perusahaan. Dengan demikian, tujuan manpower planning menyesuaikan dan searah dengan rencana perusahaan.

HR melayani kebutuhan personil untuk menjalankan rencana tersebut. Itu sebabnya, langkah pertama adalah mendefinisikan apa tujuan dari perencanaan tenaga kerja, misalnya penambahan produksi, peningkatan penjualan, penggunaan teknologi terbaru, ekspansi usaha, dan seterusnya.

Pemetaan SDM perusahaan

Tahap selanjutnya adalah pemetaan ketersediaan tenaga kerja yang telah dimiliki perusahaan dengan menganalisis data demografis, seperti jumlah, sebaran, usia (menyangkut pensiun), peran dan jabatan, serta upah/gaji. Analisis juga termasuk metrik tenaga kerja, seperti kinerja, produktivitas, turnover, dan retensi karyawan.

HR juga menganalisis keterampilan dan kompetensi setiap tenaga kerja. Misalnya, dalam setahun terakhir, apa saja jenis keterampilan atau keahlian baru yang dikuasai karyawan.

Perhitungan kebutuhan tenaga kerja

HR mencocokkan ketersediaan SDM dengan rencana bisnis ke depan. Apakah dengan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tersedia saat ini telah mencukupi? Jika tidak, berapa personil baru yang dibutuhkan, dan jenis skill apa yang harus ada?

Menghitung kebutuhan SDM dapat dilakukan dengan beberapa metode seperti metode tren, rasio, regresi, Delphi, studi kerja, keputusan manajerial, dan lainnya. Metode ini memberikan hasil berupa prediksi atau perkiraan kebutuhan tenaga kerja baru.

Penetapan rencana ketenagakerjaan

Setelah semua manajer di setiap departemen menyetujui rencana kebutuhan tenaga kerja, HR menetapkan rencana ketenagakerjaan untuk satu tahun ke depan, termasuk menyusun biaya rekrutmen dan biaya gaji dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun.

Rencana ini menjadi pedoman dalam pengisian peran dan jabatan di organisasi. Misalnya, berapa karyawan yang akan promosi ke jabatan baru, dan bagaimana mengisi kekosongan posisi/peran yang ditinggalkan.

Rekrutmen dan "hiring"

HR menentukan metode rekrutmen yang paling tepat dengan melihat sejumlah faktor seperti jenis pekerjaan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan. HR juga perlu memahami kondisi pasar tenaga kerja, ketersediaan kandidat bebas, dan persaingan perusahaan dalam mendapatkan karyawan berkualitas.

Cara terbaik merekrut adalah menggabungkan beberapa metode, kapan harus menggunakan referensi karyawan, job portal, dan headhunter. Misalnya, saat membutuhkan peran strategis dengan kualifikasi langka, akan lebih efisien dan efektif menggunakan headhunter.

Menganalisis kesenjangan keterampilan

Setelah kebutuhan tenaga kerja terpenuhi, HR melakukan monitoring sejauh mana keterampilan yang dikuasai setiap karyawan membantu mereka dalam menjalankan peran. HR mengidentifikasi kesenjangan keterampilan antara karyawan yang menonjol dengan karyawan yang kurang terampil, kemudian memberikan pelatihan.

Pelatihan dan pengembangan

Pelatihan dan pengembangan karyawan ditujukan untuk menjembatani kesenjangan skill antar-karyawan, serta memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap keterampilan baru. Selain berdampak pada peningkatan kinerja perusahaan, cara ini juga membantu karyawan untuk mengembangkan diri.

Evaluasi

Tahap terakhir, HR mengevaluasi manpower planning. Apa saja yang berjalan sesuai rencana dan apa yang tidak. Evaluasi yang paling penting adalah apakah pelaksanaan rencana ketenagakerjaan tersebut membantu pencapaian rencana bisnis perusahaan.