Pentingnya "Onboarding" untuk Karyawan Baru

Pertanyaan:
Bu Rossa, saya dan rekan-rekan di HRD diminta untuk menyiapkan SOP yang baru untuk onboarding karyawan. Meskipun terlihat mudah namun kami ingin berhati-hati agar tidak salah langkah karena setiap tahunnya perusahaan kami selalu melakukan rekrutmen puluhan karyawan baru.
Mohon bisa dijelaskan mengapa onboarding karyawan itu penting, apa manfaatnya dan bagaimana cara melaksanakannya. Terima kasih Bu Rossa.

Jawaban:
Setiap perusahaan yang baru merekrut karyawan baru harus berusaha membuat karyawan tersebut betah dan bisa segera menyesuaikan diri di lingkungan kerja. Proses penyesuaian tersebut tidak hanya dilakukan bagi karyawan baru, melainkan juga perusahaan yang berusaha untuk memberikan citra positif agar kinerja karyawan dapat lebih optimal lagi. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga produktivitas kinerja seluruh karyawan.
Itulah pentingnya onboarding karyawan baru bagi perusahaan. Namun, bagaimana cara melakukan onboarding karyawan yang efektif?

Apa Itu "Onboarding" Karyawan?
Onboarding karyawan adalah sebuah proses yang dilakukan oleh seorang karyawan dalam menyesuaikan diri dengan peran dan lingkungan barunya secara cepat. Tentunya onboarding sangat penting bagi produktivitas perusahaan kedepannya. Hal ini berkaitan dengan kenyamanan para karyawan dalam bekerja sehingga dapat memberikan output kinerja yang jauh lebih optimal.
Salah satu yang bertanggung jawab ketika sedang melakukan onboarding adalah HRD perusahaan. Dimana Anda diberi tugas untuk memperkenalkan karyawan baru dalam lingkungan dan perannya agar mereka dapat menjalankan tugas dengan nyaman dan efektif.
Meskipun dilihat dari definisinya aktivitas onboarding dapat dilakukan dengan mudah, padahal kenyataannya cukup berbeda. Banyak sekali kasus dalam melakukan onboarding tidak berjalan dengan lancar sesuai rencana. Hal ini tentunya dapat merugikan perusahaan.

Apa Pentingnya Proses "Onboarding"?
Proses penyesuaian karyawan dalam perusahaan pastinya banyak memiliki peran penting. Hal ini karena jika karyawan tidak merasa nyaman dengan lingkungan kantor, maka akan sulit untuk mendapatkan hasil kinerja yang optimal.
Oleh karena itu, onboarding penting karena merupakan kesempatan bagi perusahaan untuk mengenalkan visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan. Sehingga karyawan dapat berjalan sesuai dengan arah perusahaan kedepannya.
Kemudian, onboarding berguna untuk memastikan bahwa seluruh karyawan baru dapat memahami peran dan tanggung jawabnya serta hak dan kewajibannya dalam perusahaan. Hal ini untuk memastikan tidak terjadi kesalahpahaman bagi karyawan di masa depan.
Selain itu, onboarding karyawan sangat penting bagi karyawan baru Anda berkaitan dengan keputusannya untuk melanjutkan masa kerjanya atau tidak. Beberapa hal yang penting dijaga adalah motivasi kerja, produktivitas, hingga output kinerja.
Terakhir, mengapa onboarding karyawan baru itu penting adalah untuk menurunkan tingkat turnover karyawan yang dapat merugikan perusahaan sehingga perusahaan dapat menjaga retensi karyawan jauh lebih baik.

4 Manfaat "Onboarding" Karyawan
Onboarding yang berkualitas akan membuat seorang karyawan baru mampu bekerja dengan sangat antusias dan cepat dalam beradaptasi dengan rekan-rekan kerjanya. Inilah yang akan membuatnya merasa nyaman dan lebih bersemangat untuk bekerja. Karyawan yang semangat tentunya akan mendukung produktivitas perusahaan.
Berikut adalah beberapa manfaat onboarding bagi perusahaan.
· Karyawan Baru Mudah Beradaptasi
Secara sederhana, onboarding dapat diartikan sebagai sebuah proses untuk penyesuaian karyawan baru dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Ini akan membuat karyawan baru merasa nyaman saat bekerja. Dengan melakukan hal ini akan menolong kepercayaan diri karyawan bekerja. Ini dapat dilakukan dengan cara touring berkeliling ke perusahaan dan memperkenalkan area yang ada dalam perusahaan.
· Karyawan Paham akan Visi Misi Perusahaan
Biasanya saat dilakukan onboarding inilah saat yang tepat untuk menjelaskan visi dan misi perusahaan tempat karyawan bekerja. Sehingga setiap karyawan baru juga dapat memahami apa yang menjadi targetnya dalam menolong perkembangan perusahaan mencapai visi dan misinya.
· "Ice Breaking" dalam Perusahaan
Saat dilakukan onboarding biasanya karyawan baru akan berkenalan dengan karyawan yang telah lebih lama bekerja. Ini akan mencairkan suasana karena rasa kikuk sebelum berkenalan. Mungkin dengan perkenalan singkat akan tercipta keakraban saat bekerja di perusahaan atau kantor yang dapat menciptakan suasana nyaman saat bekerja.
· Memperkenalkan "Job Description"
Memperkenalkan job description kepada karyawan baru bukan berarti dia diberikan beban yang menumpuk. Berikan deskripsi kerja yang jelas dan ringan. Bukanlah hal yang baik jika pada hari pertama kerja, karyawan baru sudah diberi beban kerja yang berat.

Bagaimana Melakukan Proses Onboarding yang Tepat?
Melakukan onboarding merupakan aktivitas yang tidak sederhana. HRD tentunya harus memiliki rencana-rencana yang tepat agar proses onboarding berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan seperti:
1. Menciptakan Suasana yang Nyaman
Suasana yang nyaman saat proses onboarding berlangsung merupakan cara yang tepat untuk dilakukan bagi Anda. Interaksi antara karyawan baru dan karyawan lama sangat diperlukan guna memberikan suasana yang interaktif. Anda dapat mengadakan sesi briefing sesaat sebelum melakukan pekerjaan untuk memberikan suasana yang interaktif dan nyaman bagi karyawan baru. Hal ini dilakukan agar suasana menjadi cair dan tidak terkesan kaku.
2. Jangan Berikan Beban Kerja yang Terlalu Berat Di Awal
Cara yang selanjutnya yaitu jangan memberikan beban kerja yang berat di awal pertemuan. Umumnya, dalam proses onboarding, karyawan akan diberikan tugas yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan yang telah diberi tahu. Hal tersebut dilakukan sebagai pengenalan karyawan dalam melaksanakan peran dan tanggung jawabnya. Maka, jika perusahaan membebaninya dengan pekerjaan yang berat akan mengurangi motivasi dalam bekerja kedepannya.
3. Libatkan Karyawan Baru dalam Berbagai Perbincangan
Agar proses onboarding berjalan dengan lancar, Anda perlu melibatkan karyawan baru dalam perbincangan. Sehingga mereka dapat menunjukkan kapabilitasnya dalam menjalankan tugas. Di samping itu, mereka juga dapat belajar dari berbagai pengalaman yang didapatkan ketika melakukan diskusi langsung dengan atasan. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan diri yang jauh lebih optimal.