Pentingnya Keamanan Dokumen Digital dan Cara Menjaganya

JAKARTA - Meningkatnya intensitas aktivitas daring menjadikan seseorang lebih waspada dalam menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen digital. Pasalnya, belakangan ini marak kasus peretasan di dunia digital yang merugikan banyak pihak. Tentunya Anda tak ingin menjadi salah satu pengguna yang terdampak kasus tersebut, bukan?

Maka itu, hampir setiap aplikasi atau software penyimpanan dokumen digital kini dilengkapi dengan sistem keamanan yang andal. Akan tetapi, sistem tersebut tidak selamanya menjamin serangan siber bisa teratasi. Diperlukan upaya pencegahan dan penjagaan terhadap dokumen digital agar tidak mudah diretas oleh pihak tidak bertanggung jawab.

Jadi, mari tingkatkan kesadaran akan pentingnya keamanan dokumen digital beserta cara menjaganya agar aktivitas online Anda tetap berjalan dengan lancar. Simak penjelasan di bawah ini untuk informasi lebih lanjut!

Mengapa Perlu Ada Keamanan Dokumen Digital?

Sebelum mengamankan dokumen digital, Anda perlu memahami terlebih dahulu mengapa diperlukan sistem keamanan terpadu untuk menjaga dokumen. Keamanan yang optimal berperan sangat penting untuk mencegah ancaman peretasan terhadap informasi rahasia yang disimpan pada perangkat atau cloud.

Karena media penyimpanan berbasis teknologi tersebut, dokumen digital sangat sensitif terhadap berbagai serangan siber seperti virus, ransomware, dan lain sebagainya. Ditambah lagi dokumen digital ini biasanya bersifat rahasia, pribadi, dan sensitif.

Informasi dalam data tersebut berupa identitas diri seseorang, transaksi keuangan pribadi atau perusahaan, dan masih banyak lagi. Jika dokumen ini tidak dilengkapi keamanan yang baik, tentu orang lain bisa mengaksesnya dengan mudah dan menggunakannya untuk kepentingan pribadi atau segelintir kelompok.

Pada dasarnya, adanya keamanan dokumen digital ini bertujuan untuk melindungi informasi rahasia di dalamnya dari akses mencurigakan atau tidak sah. Dengan begitu, data-data di dalamnya bisa terhindar dari manipulasi, perubahan, penambahan/pengurangan, atau aktivitas mencurigakan lainnya.

Fungsi Keamanan Dokumen Digital

Adanya sistem keamanan pada dokumen digital tentu memiliki fungsi yang memberi efek pada pengguna. Berikut adalah beberapa fungsi tersebut:

1. Tingkatkan otorisasi dan otentikasi

Sebagai pemilik dokumen, pastinya Anda tidak ingin siapa pun mengakses informasi Anda secara sembarangan, bukan? Untuk itulah peran keamanan dokumen digital yang memastikan tidak ada pihak lain yang bisa masuk ke sebuah dokumen.

Otorisasi berkaitan dengan pihak mana saja yang diizinkan untuk mengelola dokumen bersangkutan. Dengan kata lain, jika seseorang tidak memiliki informasi terkait data tersebut, mereka tidak akan diizinkan untuk masuk ke dalamnya.

Untuk mencegah akses tersebut, otentikasi berperan untuk memverifikasi identitas user. Verifikasi ini bisa berupa penggunaan PIN, kata sandi, sidik jari, face id, dan lain sebagainya.

Selain itu, ada upaya lain untuk tingkatkan otentikasi yaitu dengan menambahkan tanda tangan digital pada dokumen digital. Aplikasi modern saat ini memfasilitasi tanda tangan digital yang memungkinkan pengguna untuk memantau aktivitas penandatangan dokumen. Selain itu, mereka juga dapat memastikan integritas diri seseorang.

2. Bantu proses pencadangan dan pemulihan

Selain mencegah akses tidak sah ke dalam data, fungsi keamanan dokumen digital lainnya adalah membantu proses pencadangan dan pemulihan data. Bagaimana hal tersebut bisa terjadi?

Dokumen digital pada dasarnya merupakan data yang disimpan pada perangkat atau software yang terhubung dengan sistem atau internet. Kerusakan pada perangkat bisa menyebabkan hilangnya sebagian atau seluruh dokumen yang ada.

Dengan adanya sistem keamanan melalui fitur pencadangan, Anda dapat meminimalisasi risiko kehilangan dokumen berharga Anda. Cadangan data ini memastikan bahwa Anda tetap bisa mengakses salinan dokumen yang disimpan di server cadangan walau sedang terjadi kerusakan pada sistem utama.

3. Keaslian dan keabsahan dokumen terjamin

Pernahkah Anda membuka sebuah dokumen baik berbentuk PDF atau Microsoft Words dan diminta untuk memasukkan kata sandi? Jika pernah, upaya tersebut merupakan salah satu perwujudan untuk menjaga keaslian dan keabsahan dokumen.

Dengan adanya kata sandi tersebut, setiap aktivitas baik perubahan, penambahan, pengurangan, dan sebagainya hanya dapat diakses oleh seseorang yang memiliki kata sandi file tersebut.

Jenis-Jenis Keamanan Dokumen Digital

Untuk meningkatkan fungsi keamanan dokumen digital, ada beberapa jenis sistem keamanan yang umum digunakan, yaitu:

1. Enkripsi end-to-end

Mungkin Anda sudah tidak asing mendengar istilah enkripsi end-to-end. Jenis sistem keamanan di mana sebuah file diubah menjadi bentuk yang tidak dapat dibaca apabila tidak menggunakan kunci enkripsi yang tepat.

Enkripsi end-to-end ini berperan untuk menjaga file agar tidak bisa dilihat dengan mudah oleh orang lain tanpa seizin pihak pemilik file. Hanya pemilik file-lah yang memiliki kode kunci dan bisa mengakses informasi di dalamnya.

2. Firewall

Jenis sistem keamanan lainnya yang digunakan adalah firewall. Hampir sama dengan enkripsi, sistem ini melindungi perangkat dari akses mencurigakan.

Perbedaannya adalah firewall dapat memblokir langsung akses yang dilakukan dari pihak luar. Dengan kata lain, aktivitas keluar-masuk pada media penyimpanan data pun bisa terekam dan dapat langsung diambil tindakan tepat.

Cara Menjaga Keamanan Dokumen Digital

Berbagai fungsi dan jenis keamanan dokumen digital tersebut akan semakin optimal penggunaannya dengan menerapkan beberapa cara menjaganya seperti di bawah ini:

1. Aktifkan fitur 2FA (Two-Factor Authentication)

Fitur 2FA saat ini sudah hampir diterapkan pada berbagai aplikasi untuk menjaga keamanan data. Fitur ini mengharuskan pengguna memasukkan informasi yang hanya diketahui oleh pengguna tersebut.

Ada dua tahap yang harus dilewati pada fitur ini, yaitu identifikasi identitas dengan memasukkan PIN, password, atau kata sandi lainnya, dan verifikasi informasi pribadi.

Pada verifikasi informasi pribadi, Anda biasanya akan dikirimkan kode OTP (one-time password) yang dikirimkan ke nomor telepon atau email, pengamanan biometrik (face id, sidik jari, dan sebagainya), serta pertanyaan personal (nama ibu kandung, nama hewan peliharaan, dll).

Dengan mengaktifkan fitur ini, tingkat keamanan data Anda menjadi lebih aman karena hanya Anda sendiri-lah yang dapat mengaksesnya.

2. Rutin melakukan backup data

Cara yang tidak kalah penting untuk meningkatkan keamanan dokumen digital adalah rutin mencadangkan (backup) data. Pencadangan data ini adalah bentuk preventif untuk menghadapi risiko kehilangan atau kerusakan data di kemudian hari.

Anda dapat mem-back up data secara otomatis dari aplikasi atau software yang digunakan dan mengatur jadwal pencadangan. Pencadangan ini bisa dilakukan setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan. Jadi, Anda tidak perlu khawatir akan kehilangan data karena Anda dapat memulihkannya sewaktu-waktu bila dibutuhkan.

Setelah membaca informasi di atas, kini Anda sudah lebih paham mengenai pentingnya keamanan dokumen digital. Keamanan data tersebut dapat semakin optimal dengan menerapkan beberapa cara menjaganya. Jadi, mari terapkan cara-cara tersebut untuk tingkatkan keamanan dokumen digital agar tidak disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.