Menerapkan "Activity Based Working" Secara Tepat

Pertanyaan:

Bu Rossa, saat ini di kantor saya memberikan fasilitas ruang kerja yang bersekat-sekat dan bagi saya ini seperti mengekang kebebasan dan kreativitas, terlebih lagi bagi kami yang bekerja di divisi marketing dan advertising.

Oleh karena itu saya ingin mengusulkan konsep ruang kerja activity-based working kepada pimpinan, tapi saya sendiri belum benar-benar paham seperti apa konsep ini. Mohon penjelasannya Bu Rossa.

Jawaban:

Sudah sekian lama ruang kerja selalu digambarkan sebagai cubicle atau bilik pribadi karyawan. Namun terjadi perubahan beberapa tahun belakangan ini, konsep ruang kerja seperti itu mulai tergeser oleh activity-based working.

Activity based working adalah salah satu konsep ruang kerja yang digunakan oleh perusahaan dalam memberikan fleksibilitas terhadap karyawan ketika melakukan pekerjaan yang dimilikinya. Perusahaan yang mampu memberikan fleksibilitas tempat kerja kepada karyawannya dinilai dapat meningkatkan produktivitas dari karyawan itu sendiri.

Untuk mengetahui lebih jauh mengenai konsep satu ini, simak penjelasan berikut sampai tuntas.

Apa Itu "Activity Based Working"?

Activity based working atau kerja berbasis aktivitas adalah konsep kerja yang memungkinkan para karyawan untuk memilih tempat kerja yang sesuai dengan pekerjaan mereka. Hal ini memiliki arti bahwa karyawan tidak memiliki satu ruang kerja tetap yang bisa mereka gunakan setiap hari ketika bekerja di kantor.

Perusahaan menerapkan open working space yang memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dan beradaptasi antara satu sama lain. Perusahaan yang menerapkan konsep ini tentu harus menyiapkan ruangan yang berbeda untuk setiap aktivitas karyawan. Mulai dari ruang rapat, ruang kerja pribadi, ruang kolaborasi, dan lain sebagainya.

Selain berupa kantor open space, activity based working juga merujuk pada fleksibilitas tempat kerja karyawan yang tidak terikat pada satu kantor. Artinya, karyawan bisa bekerja dari mana saja. Konsep ini berkaitan erat dengan hybrid working atau work from anywhere.

Pro Kontra Penerapan "Activity Based Working"

Dalam penerapannya, tentu konsep activity based working (ABW) akan menimbulkan beberapa pro dan kontra di antara karyawan. Adapun beberapa pro mengenai ABW yang perlu Anda ketahui, di antaranya adalah (a) dapat meningkatkan kepuasan kerja karyawan , (b) dapat meningkatkan produktivitas karyawan, (c) penggunaan ruang yang lebih efisien (d) dapat mengurangi biaya hunian bagi perusahaan, dan (e) dapat meningkatkan kesehatan karyawan karena mereka bisa bergerak lebih aktif.

Sedangkan, terdapat beberapa kontra dari penerapan ABW, di antaranya adalah (a) meningkatkan kebutuhan untuk kegiatan pembersihan, (b) terdapat beberapa karyawan yang enggan untuk mengubah rutinitas, dan (c) akan memungkinkan bagi perusahaan untuk mendapatkan permintaan ruang yang terus berubah.

Manfaat "Activity Based Working"

Adapun beberapa manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan maupun karyawan dalam menerapkan activity based working, di antaranya adalah:

1. Dapat Meningkatkan Kreativitas, Produktivitas, dan Inovasi

Dengan menerapkan konsep kerja berbasis aktivitas, maka perusahaan dapat meningkatkan kreativitas, produktivitas, dan inovasi karyawan. Hal itu dapat terjadi karena ruang kerja tidak lagi monoton, melainkan lebih menarik, sehat, dan positif.

2. Dapat Menghilangkan Rasa Bosan

Biasanya, seorang karyawan yang bekerja di ruangan tertutup dengan bilik antarmeja akan cepat merasa bosan dan stres. Apalagi jika terdapat banyak tumpukan berkas di meja tersebut. Dengan menerapkan ruang kerja ABW, maka karyawan dapat bekerja di tempat yang lebih fleksibel, sesuai dengan keinginan masing-masing.

3. Dapat Meningkatkan Interaksi Antarkaryawan Menjadi Lebih Efektif

Melakukan pekerjaan melalui ruang terbuka di tempat yang sama dengan berbagai bidang tentu dapat mendorong para karyawan untuk melakukan interaksi secara efektif. Hal ini juga dapat mempermudah para karyawan ketika mereka ingin melakukan kolaborasi antardivisi.

Hal yang Harus Dipetimbangkan Sebelum Menerapkan "Activity Based Working"

Jika perusahaan yang Anda jalani ingin menerapkan konsep kerja berbasis aktivitas atau ABW, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan seperti

Harus Bisa Memberitahu Karyawan Mengenai Lingkungan Kerja yang Baru

Jika perusahaan ingin mengubah ruang kerja, tentu perusahaan harus memberi tahu dan mengkomunikasikan tentang perubahan tersebut kepada karyawan. Hal yang harus diberi tahu ialah tujuan perubahan hingga efek yang akan diterima karyawan terhadap perubahan ruang kerja tersebut. Dengan memberi tahu terlebih dahulu, diharapkan karyawan dapat menyesuaikan diri dengan pengaturan ruang kerja yang baru.

Harus Menemukan Cara Agar dapat Memanfaatkan Ruang yang Sudah Ada

Dalam pengubahan tata letak ruang kerja, tentu Anda perlu menemukan cara yang kreatif untuk menerapkan ruang kerja yang sudah ada menjadi ruang kerja yang serbaguna. Dalam hal ini, Anda harus berinvestasi dalam mendesain ulang beberapa fitur arsitektur serta membeli beberapa perabot kantor baru untuk menampung semua yang dibutuhkan maupun yang berguna bagi para karyawan.