Cara Mengefektifkan Sistem Penggajian Pegawai

Sistem penggajian pegawai yang baik merupakan salah satu indikator perusahaan mempunyai sistem bisnis yang baik. Sebab bila perusahaan sudah tidak terlalu dipusingkan lagi dengan penggajian maka bagian manajerial dapat lebih fokus pada pengembangan perusahaan.

Sistem penggajian pegawai yang terlambat atau jumlah yang diberikan terlalu kecil dapat membuat tingkat kepuasan karyawan menurun. Hal ini tentu akan berdampak langsung terhadap kinerjanya dan produktivitas perusahaan secara keseluruhannya.

Karenanya mempunyai sistem penggajian yang efektif menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan. Namun untuk mewujudkannya kita harus tahu tentang regulasinya hingga variabel dan komponen yang ada dalam penggajian pegawai. Untuk itu sebaiknya kita mengetahui lebih dalam lagi tentang sistem penggajian pegawai tersebut.

Pengertian Serta Manfaat Sistem Penggajian Pegawai

Secara sederhana, sistem penggajian atau yang disebut juga payroll merupakan sebuah proses pembayaran gaji yang dilakukan perusahaan dalam hal ini manajerial kepada karyawan atau pegawainya. Sistem ini akan disusun berdasarkan sebuah skema yang dilakukan dalam jangka waktu atau periode tertentu sesuai kesepakatan.

Secara umum di dalam UU Ketenagakerjaan tidak ada informasi rinci tentang kapan waktu untuk pembayaran gaji. Namun disini mengatur bahwa perusahaan wajib membayarkan gaji karyawannya sesuai dengan jangka waktu yang sudah disepakati. Akan ada sanksi atau denda untuk perusahaan bila sampai lalai dalam hal penggajian karyawan.

Salah satu payung hukum yang mengatur tentang sistem penggajian di Indonesia adalah PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Dengan begitu karyawan atau pegawai tidak perlu khawatir lagi apabila hak mereka tidak diberikan sebagaimana mestinya.

Manfaat Sistem Penggajian Pegawai

Dengan sistem penggajian pegawai yang efektif akan sangat membantu kerja bagian HR dan keuangan karena tidak perlu menghitung gaji pegawainya secara manual. Dengan sistem payroll yang sudah ditunjang oleh software atau aplikasi khusus akan ada beberapa manfaat yang akan diberikan seperti :

1. Lebih hemat waktu

Software atau aplikasi khusus untuk sistem penggajian mempunyai beberapa fitur canggih yang akan memudahkan proses penggajian. Contohnya bila ada pegawai atau karyawan yang tidak berangkat kerja karena cuti, sakit ataupun izin maka sistem secara otomatis akan mencatatnya.

Sistem juga akan memotong gaji karyawan secara otomatis berdasarkan jumlah hari ia tidak berangkat. Disini bagian HR hanya perlu memantau dan memastikan apakah data sesuai dengan kenyataan yang terjadi.

2. Meminimalisir kesalahan

Sistem penggajian pegawai yang telah terintegrasi pada software atau aplikasi khusus juga akan meminimalisir kesalahan atau human error. Kesalahan ini khususnya dalam hal perhitungan karena pekerjaan ini telah dilakukan secara otomatis.

3. Pengaturan dapat disesuaikan dengan kebutuhan

Tentunya setiap perusahaan mempunyai sistem penggajian yang berbeda-beda untuk karyawan atau pegawainya. Dengan software payroll Anda dapat memilih fitur yang dibutuhkan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebaiknya pilih software dari vendor atau pengembang terpercaya agar Anda mendapatkan support dalam penggunaan software.

4. Memudahkan dalam proses penyusunan formulir pajak

Dalam sistem payroll juga mempunyai fitur penyusunan formulir pajak, sebab gaji karyawan juga dapat terkena pajak bila mencapai nilai tertentu. Setelah semua data yang diperlukan terinput maka selain memproses gaji, sistem juga akan membuat dan mengirimkan formulir pajak ke pihak yang membutuhkan.

5. Mengetahui laporan gaji

Selain manfaat untuk perusahaan, sistem penggajian pegawai juga mempunyai manfaat untuk pegawai atau karyawan itu sendiri. Mereka dapat mengetahui apa saja komponen dalam gajinya secara terperinci. Sebab sistem akan mengirimkan slip gaji secara otomatis yang memuat berbagai info seperti gaji pokok, insentif, tunjangan, uang lembut, potongan, iuran / asuransi, dsb. Hal ini juga dapat memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.

Regulasi Tentang Sistem Penggajian Pegawai di Indonesia

Di Indonesia sendiri payung hukum sistem penggajian diatur dalam Peraturan Pemerintah / PP No. 78 Tahun 2015 dimana setiap perusahaan wajib menaatinya. Di dalam PP ini tersusun atas 66 pasal mengenai sistem penggajian pegawai.

Hal penting yang dimuat disini adalah tentang komponen gaji yang disusun atas gaji pokok atau tetap, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Sedangkan dasar penetapan upah ini dimuat dalam pasal 12 dimana penggajian ditentukan berdasarkan satuan waktu. Contohnya menggunakan satuan bulanan untuk pekerja tetap dan hasil untuk pekerja lepas atau yang dikenal freelancer.

Di dalam PP juga mengatur tentang berbagai situasi dimana gaji dapat tidak dibayarkan seperti pegawai tidak masuk kerja maupun tidak dapat melaksanakan tugasnya karena faktor tertentu. Disini setiap perusahaan wajib mematuhi tentang standar upah minimum yang diatur dalam pasal 41, namun untuk bisnis dalam skala mikro dan kecil dapat disesuaikan dengan kondisinya

Struktur dalam skala gaji juga diharuskan untuk memperhatikan faktor seperti golongan, jabatan, pendidikan, masa kerja hingga kompetensi tenaga kerja. Di dalam PP ini juga memuat tentang penghitungan pajak penghasilan yang diatur pada pasal 36.

Alur Kerja Sistem Penggajian Pegawai

Sistem penggajian sendiri juga tentunya akan melibatkan beberapa pihak di dalam perusahaan. Pihak-pihak ini yaitu bagian SDM, keuangan dan akuntansi. Alur dimulai dari bagian SDM yang akan menghitung gaji setiap pegawai di perusahaan berdasarkan variabel atau komponen yang telah ditentukan.

Variabel ini adalah seperti pangkat atau jabatan, total jam kerja, cuti, izin, iuran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan hingga pajak penghasilan. Disini bagian SDM juga bertugas untuk memperbaharui data induk sistem penggajian, contohnya jangan sampai pegawai yang telah resign atau pensiun namun masih terdaftar.

Data yang telah disusun ini kemudian akan diteruskan ke bagian keuangan untuk diverifikasi dan disetujui atasan terkait. Setelah disetujui maka gaji atau upah bisa segera diproses dan dicairkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Nantinya bagian akuntansi yang akan mengeksekusi langsung penggajian pegawai menggunakan metode yang telah diatur yaitu tunai atau transfer. Sistem ini juga akan menangani pembayaran premi asuransi serta melaporkan pajak, semua proses ini akan tercatat di dalam sistem dengan rapi.

Tips Agar Sistem Penggajian Pegawai Efektif

Mengintegrasikan sistem penggajian pegawai yang efektif akan berdampak langsung pada kesehatan keuangan perusahaan. Sebab bagi sebagian perusahaan, anggaran untuk gaji atau upah tenaga kerjanya menjadi pos terbesar dalam pengeluaran perusahaan. Untuk itu berikut beberapa tips untuk mengefisienkan sistem penggajian dalam perusahaan :

1. Tetapkan tenggat waktu secara spesifik

Dari sedikit penjelasan diatas kita tahu bahwa sistem penggajian merupakan proses yang cukup rumit dan panjang. Karenanya agar pembayaran gaji bisa dilakukan tepat waktu kita perlu menetapkan tenggat waktu setiap proses di dalamnya dengan spesifik. Contohnya adalah kapan batas waktu slip gaji selesai dikerjakan hingga diverifikasi untuk dicairkan oleh bagian akuntansi.

2. Tingkatkan kemampuan tim

Sistem penggajian tentunya akan dijalankan oleh beberapa orang atau tim di dalamnya. Karenanya penting agar setiap tim atau individu yang terlibat untuk memahami gambaran umum maupun teknis terkait penggajian. Pelatihan mengenai sistem penggajian yang efektif bisa menjadi solusi untuk hal tersebut.

3. 3. Pahami dan perbaharui regulasi terbaru

Sebelumnya telah disebutkan bahwa sistem penggajian harus sesuai dengan regulasi yang berlaku. Karenanya memiliki serta memahami tentang regulasi menjadi hal penting yang harus diperhatikan. Pastikan dokumen terkait regulasi dimiliki perusahaan, perubahan regulasi juga dapat terjadi sewaktu-waktu seperti bila perusahaan pindah ke lokasi baru dengan regulasi baru pula.

4. Menggilir jobdesk anggota tim

Terkadang setiap anggota tim hanya menguasai tugas pekerjaannya sendiri, dan kurang tau tugas rekan lainnya. Hal ini dapat menjadi masalah bila ada anggota tim yang tidak masuk kerja karena sakit, cuti atau izin bahkan resign.

Dengan adanya situasi tersebut membuat pekerjaan dapat tersendat, dan bila melatih orang baru tentu akan butuh waktu. Karenanya sebagai solusi kita bisa menggilir jobdesk dalam satu tim ke setiap anggota yang ada sehingga semua orang dapat melakukan pekerjaan dalam tim tersebut.

5. Transparanlah ke karyawan

Gaji merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi kepuasan karyawan. Tidak hanya jumlahnya saja, namun dengan mekanisme gaji yang transparan juga bisa meningkatkan kepuasan karyawan.

Mekanisme ini mencakup bagaimana proses penggajian tersebut, penggolongan, perhitungan bonus, insentif, dll. Hal ini juga dapat meminimalisir konflik antar karyawan dengan tim SDM maupun keuangan.

6. Minta masukan dari karyawan

Selain berusaha transparan, meminta masukan dari karyawan itu sendiri terkait penggajian juga bisa dilakukan. Tips ini bisa dilakukan dengan bertemu tatap muka langsung maupun membagikan formulir survei tentang sistem penggajian pegawai yang berjalan. Bila ada saran yang masuk akal dan layak bisa untuk dipertimbangkan penerapannya.

7. Evaluasi proses penggajian

Hampir tidak ada sistem yang langsung sempurna sejak awal termasuk penggajian. Setelah sebuah sistem penggajian diterapkan barulah akan diketahui berbagai kelebihan dan kekurangannya. Dari sini teruslah untuk melakukan evaluasi untuk memperbaiki kekurangan dari sistem.

8. Otomatisasikan pekerjaan sebanyak mungkin

Jumlah staf yang terbatas tentunya akan menjadi tantangan tersendiri dalam mengelola penggajian. Karenanya sebaiknya kita mengotomatiskan sebanyak mungkin pekerjaan yang ada. Sekarang ini telah banyak vendor dan pengembang aplikasi maupun software khusus untuk berbagai proses bisnis perusahaan. Anda bisa memanfaatkan hal tersebut untuk mengotomatiskan pekerjaan di perusahaan sebanyak mungkin.

Permudah Sistem Penggajian Pegawai dengan Software Mekari

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa dengan sistem yang semakin otomatis akan membuat sistem penggajian pegawai bisa semakin efektif dan efisien. Salah satu yang bisa Anda manfaatkan adalah software sistem penggajian pegawai by Mekari.

Mekari sendiri merupakan vendor atau pengembang berbagai aplikasi maupun software khusus untuk berbagai proses bisnis perusahaan. Sudah banyak klien yang telah membuktikan manfaat software atau aplikasi bisnis by Mekari dalam mengefisienkan proses bisnis mereka.

Dengan software khusus untuk penggajian pegawai Anda maka proses bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Semua perhitungan bisa dilakukan secara otomatis, dan berbagai fitur yang ada dalam software bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Software penggajian by Mekari juga dapat diintegrasikan dengan proses bisnis lainnya seperti absensi, akuntansi, hingga perpajakan perusahaan. Tampilan software yang modern dan user friendly akan memudahkan pengguna dalam mengoperasikan software.

Untuk keamanannya sendiri Anda sudah tidak perlu khawatir lagi, sebab sistem keamanan software by Mekari telah berstandar ISO 27000 dan berbasis cloud. Kunjungi https://www.talenta.co/ untuk info lengkapnya serta dukungan dari tim ahli dan berpengalaman. Dapatkan pula trial produk mekari secara gratis selama 14 hari untuk mencobanya.