10 Jurus Komunikasi Bisnis Lebih Efektif

Pertanyaan:

Bu Rossa, saya bukan tipe orang yang pandai bicara dan saya juga tidak terbiasa basa-basi dengan siapapun. Tapi setelah bekerja, saya menyadari bahwa meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis sangatlah penting. Saya bingung bagaimana harus memulainya. Mohon advisnya Bu Rossa.

Jawaban:

Meningkatkan kemampuan komunikasi bisnis menjadi lebih efektif adalah sebuah keharusan bagi setiap pekerja karena komunikasi adalah senjata utama yang dipakai setiap orang untuk melakukan aktivitasnya, termasuk saat bekerja.

Bisa dikatakan bahwa komunikasi bisnis adalah skill yang sangat diperlukan dan sangat berpengaruh dalam pekerjaan Anda. Nah, untuk bisa meningkatkan kemampuan ini, ikuti jurus-jurus jitu berikut ini.

1. Jadikan komunikasi sebagai
prioritas

Menurut Startup Nation, untuk membuat komunikasi bisnis menjadi lebih efektif, tanamkan mindset bahwa skill ini adalah suatu hal yang sangat penting. Dengan begitu, Anda akan mendorong diri untuk tidak malas memulai pembicaraan dan memikirkan cara komunikasi bisnis yang sesuai dengan lawan bicara.

Anda bisa melakukannya dengan meluangkan waktu dan latihan berkomunikasi ke rekan kerjamu setiap hari, seperti mengirim email atau bekerja sama di sebuah proyek. Hal ini akan membuat kemampuan komunikasi bisnis Anda semakin terlatih sehingga Anda pun akan semakin efektif saat menggunakannya.

2. Belajar memperhatikan
dan mendengar

Jurus lain untuk membuat komunikasi bisnis semakin efektif adalah dengan belajar memperhatikan dan mau mendengar. Middle Market Center menyarankan, biasakan untuk menatap lawan bicara saat berkomunikasi. Hal ini agar perhatian yang Anda berikan saat menyampaikan atau mendengarkan sesuatu bisa tersampaikan ke lawan bicara.

Ingat, mendengar bukan berarti Anda diam saja saat orang lain berbicara. Cobalah untuk memperhatikan dan memahami apa yang lawan bicara ingin sampaikan.

3. Ketahui lawan bicara

Mengetahui lawan bicara Anda juga dapat membuat kemampuan komunikasi bisnis semakin efektif. Hal ini berkaitan dengan respons dan cara pendekatan yang akan Anda berikan ketika komunikasi bisnis berlangsung.

Tentu memperlakukan lawan bicara yang lebih senior akan berbeda dengan cara menanggapi rekan yang seumuran. Oleh karena itu, cari tahu dan kenali siapa yang bakal jadi lawan bicara atau teman diskusi sehingga komunikasi bisnis yang terjadi bisa membuahkan hasil terbaik.

4. Berkata jujur

Kejujuran akan membuat komunikasi bisnis berjalan efektif. Tak hanya itu, kejujuran juga berpengaruh ke keputusan dan tindakan yang akan diambil selanjutnya. Selain jujur, Anda juga tidak perlu menutupi kejadian atau hal di luar dugaan yang terjadi. Misalnya, menunda pemberitahuan tentang batalnya proyek kerja sama hanya akan membuat hubungan dengan rekan kerja, atasan, atau klien semakin buruk.

Terlalu lama memberi kabar juga akan membuat komunikasi bisnis buruk dan menimbulkan kekecewaan. Jadi, lebih baik jujur saja dari pada harus memberi harapan palsu.

5. Perhatikan bahasa tubuh

Dalam komunikasi bisnis, Anda juga harus bijak menggunakan bahasa tubuh atau komunikasi nonverbal saat sedang bersama rekan kerja, atasan, atau klien. Misalkan, saat proposal kerja Anda diterima dan ditandatangan langsung di hadapan Anda, tidak ada salahnya untuk memperlihatkan senyum dan mimik yang gembira. Tetapi tidak usah berlebihan sampai bersorak, bisa-bisa Anda dianggap tidak profesional.

Begitu juga ketika usaha komunikasi bisnis di kantor belum mendapatkan titik temu. Anda tidak perlu membanting tumpukan kertas atau keluar dari ruangan dengan emosional. Hal ini akan membuat lawan bicara merasa tidak nyaman dan berbahaya untuk kelangsungan komunikasi bisnis selanjutnya.

6. Mengingat kebiasaan atau
kesukaan lawan bicara

Menurut Broad Vision, cara lain yang bisa membuat kemampuan komunikasi bisnis lebih efektif adalah mengingat kebiasaan atau kesukaan lawan bicara. Misalkan, klien yang Anda temui selalu mengkonsumsi segelas es kopi untuk meeting dengan Anda. Nah, Anda bisa mencoba membelikannya es kopi tersebut sebelum rapat. Meski sederhana, hal ini akan berkesan di hati lawan bicara. Tak hanya itu, hal ini juga dapat membuat komunikasi bisnis berjalan secara efektif dan hubungan kerja semakin harmonis.

7. Tidak mendikte

Hal lain yang membuat komunikasi bisnis bisa berjalan lancar dan efektif adalah dengan tidak mendikte. Jadi meski kamu lebih senior, tidak perlu menggurui rekan kerja. Gunakan bahasa yang sederhana dan bisa dimengerti semua pihak. Sampaikan secara jelas strategi atau rencana bisnis yang mau dilaksanakan.

Anda juga harus mau berkolaborasi dengan lawan bicara dan menerima masukan, dengan begitu komunikasi bisnis tidak akan jadi hal yang membosankan atau melelahkan.

8. Jangan berasumsi

Hindari juga berasumsi jika ingin kemampuan komunikasi bisnis lebih efektif. Asumsi sering kali mengakibatkan kesalahpahaman yang berisiko membuat situasi menjadi lebih rumit. Pastikan untuk selalu terbuka saat berkomunikasi, terlebih ketika menyampaikan kebutuhan dan ekspektasi Anda.

9. Meminta dan memberi
"feedback"

Tips lain yang bisa membuat kemampuan komunikasi bisnis menjadi lebih efektif dan efisien adalah dengan meminta dan memberi feedback. Dengan begitu, Anda dan rekan kerja bisa belajar dari satu sama lain serta fokus pada perkembangan kemampuan komunikasi bisnismu. Anda bisa meminta atau memberi feedback dengan mengirimkan catatan kecil, survei, hingga diskusi langsung.

10. Tangani konflik secara
diplomatis

Anda tidak akan selalu sependapat dengan rekan kerja, atasan, maupun klien. Tentunya hal tersebut bisa memicu konflik. Untuk mengatasinya, menurut Educba, selalu sampaikan ketidaksetujuan Anda saat melakukan komunikasi bisnis dengan cara yang sopan dan diplomatis. Hal ini supaya Anda tidak merusak hubungan kerjamu dengan orang lain.

Hindari untuk berdiskusi saat sedang marah supaya tidak mengeluarkan kata-kata yang kasar dan menghindari rasa sesal di kemudian hari.